Zeitmanagement: 10 Tipps für mehr Effizienz und Durchblick im Job

 

Tipp 1: Nutzen Sie eine To-do-Liste

Um sicherzustellen, dass die anfallenden Aufgaben auch abgearbeitet werden, haben sich Aufgabenlisten bewährt – sogenannte To-do-Listen.

To-do-Listen lassen sich sowohl per Hand führen als auch in unterschiedlichster Form digital. Die Form spielt dabei keine Rolle; Hauptsache, es wird überhaupt eine Liste fokussiert geführt.

Ein paar Praxistipps für das Handling Ihrer To-do-Liste:

  • Ordnen Sie die Aufgaben in der Liste nach Prioritäten und arbeiten Sie diese nacheinander ab.
  • Beenden Sie Aufgaben auf der Liste mit einem Verb (z. B. „Angebot schreiben“, „Fa. XY anrufen“).

 

Tipp 2: Setzen Sie Prioritäten

Wie im ersten Tipp schon erwähnt, hilft es, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, um sie so Schritt für Schritt abarbeiten zu können.

Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

  • Zum Start: „Eat the frog“-Aufgabe. Starten Sie mit der unangenehmsten Aufgabe des Tages.
  • Dann folgt die wichtigste Aufgabe des Tages.
  • Danach kommen die weiteren dringenden Aufgaben an die Reihe.
  • Im Anschluss sind die noch nicht dringenden, aber trotzdem wichtigen (also die terminierten) Aufgaben dran.
  • Den Rest des Tages kümmern Sie sich um die weniger wichtigen Aufgaben, die aber auch erledigt werden wollen.

Die Prioritäten richtig zu setzen, ist einer der grundlegendsten Zeitmanagement-Tipps!

 

Tipp 3: Planen Sie Ihren Tag

Mit unserer Liste und den Prioritäten (Tipp 1 und 2) haben wir ja schon die Basis für die Tagesplanung geschaffen. Aber ein paar Bestandteile fehlen noch.

Bringen Sie Ihre Aufgaben in einem Stundenplan unter.
Das heißt, sich für jede Aufgabe einen Zeitrahmen zu überlegen und in den Kalender einzutragen. Mit Ihren Aufgaben und entsprechenden Terminen im Blick wissen Sie immer, was als nächstes zu tun ist und wie viel Zeit Sie dafür haben.

Setzen Sie sich Tages- und Wochenziele.
Schriftlich festgehaltene Ziele helfen Ihnen, sich immer auf das Wichtige zu konzentrieren. An ihnen können Sie sich durch den Tag und die Woche „entlanghangeln“ und sich ein bisschen wie von einem Autopiloten führen lassen.

Machen Sie es sich einfach zur Regel, niemals ohne ein Ziel in eine neue Woche oder einen neuen Tag zu starten!

 

Tipp 4: Eliminieren und delegieren

Eliminieren und delegieren sind zwei ganz zentrale Faktoren bei der optimalen Zeiteinteilung!

Bei genauerer Betrachtung haben manche Aufgaben, Projekte und Dinge für Sie gar keinen Nutzen mehr – vielleicht sogar viele davon. Gehen Sie Ihre Liste einmal durch und hinterfragen Sie dazu bei jeder Aufgabe den Sinn dahinter: Bestimmt werden Sie fündig!

Dann folgt der zweite Schritt: Von den Aufgaben, die nicht eliminiert werden konnten, sollten Sie möglichst viele weiterdelegieren. Denn nicht alles ist so wichtig, dass Sie es selbst erledigen müssen.

 

Tipp 5: Ähnliche Aufgaben geblockt abarbeiten

Ob E-Mails, administrative Arbeiten oder regelmäßig wiederkehrende Aufgaben: Vieles davon lässt sich im Block abarbeiten, also gesammelt am Stück.

Legen Sie sich dafür Zeiträume und Tageszeiten fest, zum Beispiel für E-Mails. Oder einen bestimmten Wochentag für bestimmte Arbeiten. Sie brauchen solche ähnlichen Aufgaben zunächst also nur zu sammeln und werden nicht davon abgelenkt. Damit beschäftigen können Sie sich dann zum festgelegten Zeitpunkt.

 

Tipp 6: Erledigen Sie kleine Aufgaben während Wartezeiten

Egal, worauf Sie warten – den Zug, ein Meeting, einen Arzttermin: Nutzen Sie die Zeit für kleinere Aufgaben. Denn viele Dinge lassen sich problemlos auch zwischendurch abarbeiten. Und die Wartezeit wird sinnvoll genutzt!

 

Tipp 7: Diktieren statt tippen

Noch ist das ein Geheimtipp unter den Ratschlägen zum Zeitmanagement, aber die Technik zur Spracheingabe kann vieles beschleunigen. Zum Beispiel lassen sich so Sprachnachrichten über WhatsApp versenden oder Sprach-E-Mails über Siri beim iPhone. Damit sparen Sie bis zu zwei Drittel der Zeit – und haben sogar noch die Hände frei.

 

Tipp 8: Vermeiden Sie Zeitdiebe

Achtung, Ihnen wird die Zeit geklaut! Zu den üblichen Verdächtigen gehören Social-Media-Plattformen oder Personen in Ihrem Umfeld. Außerdem gibt es oft Dinge, die man aus Routine macht, die aber eigentlich gar nicht mehr notwendig sind.

Machen Sie sich bewusst, wo sich Ihre persönlichen Zeitdiebe verstecken. Bestimmt werden Sie einige finden. Bringen Sie sie so schnell wie möglich zur Strecke!

 

Tipp 9: Erledigt ist genug

Wo wir gerade bei Zeitdieben sind: Perfektionismus ist für viele einer der größten davon. Natürlich soll man seine Sache gut machen, aber Perfektion ist in vielen Bereichen gar nicht notwendig. Erledigen Sie Ihre Aufgaben einfach, gut und schnell – damit stehen Sie besser da als jemand, der alles perfekt machen will, aber ewig dafür braucht. Und bestimmt werden Sie sich besser dabei fühlen!

 

Tipp 10: Fokussieren Sie das Wichtige

Im Hinblick auf Zeitmanagement-Tipps haben Sie vielleicht schon vom Pareto-Prinzip gehört. Es wird auch 80/20-Regel genannt und besagt, dass man mit 20 % seines Inputs 80 % Output erreicht. Dazu ist es allerdings notwendig, an den wichtigen Dingen zu arbeiten und Unwichtiges entweder zu minimieren oder ganz auszusortieren.

Wenn Sie Ihre Aufgabenliste erstellen, überprüfen Sie am besten jedes Projekt und jede Aufgabe, bevor Sie damit anfangen: Ist die Umsetzung wirklich notwendig? Oder kam sie Ihnen nur irgendwann einmal wichtig vor?

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Stefanie Meise

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