E-Mail-Knigge: Stolperfallen & Tipps
E-Mails sind in unserem täglichen Arbeitsleben üblich und weit verbreitet. Fast unsere gesamte berufliche Kommunikation läuft heutzutage online ab. Umso wichtiger ist es, hier auch Regeln zu beachten.
Nachdem Sie in unserem Business-Knigge bereits erfahren haben, welche allgemeinen Regeln im Geschäftsleben gelten, geht der E-Mail-Knigge im folgenden auf Details der beruflicher E-Mail-Kommunikation ein.
Einmal weggeschickt, kann das Geschriebene nicht mehr rückgängig gemacht werden. Im Gegensatz zum real ausgesprochen Wort bleibt ein E-Mail für lange Zeit schwarz auf weiß bestehen. Der E-Mail-Knigge greift Stolpersteine beim E-Mail-Versand auf und hilft Ihnen mit Tipps für bessere E-Mails für eine reibungslose digitale Kommunikation.
Themenübersicht
Die häufigsten Stolpersteine bei beruflichen E-Mails
Trügerische Zeitersparnis durch Abkürzungen
Welche Nachricht Sie wirklich kommunizieren
Tipps für bessere E-Mails – wie Sie Fehler vermeiden
Den richtigen E-Mail-Empfänger auswählen
Weniger ist mehr – E-Mails auf den Punkt bringen
Nutzen Sie die Schnelligkeit des Internets
Der Ton macht die Musik
Seien Sie sparsam mit Links und Anhängen in E-Mails
Die E-Mail-Signatur – Ihre digitale Visitenkarte
Bei internationalen E-Mails gelten andere Regeln
Weiterbildungen zum Thema E-Mail-Knigge beim IBB
Die häufigsten Stolpersteine bei beruflichen E-Mails
Der Vorteil von E-Mails ist, viele Anliegen in kurzer Zeit bearbeiten zu können, ohne dem Empfänger persönlich gegenüber zu stehen. E-Mails können in Sekundenschnelle getippt und sofort an eine große Anzahl von Menschen versendet werden. Anrede, Rechtschreibung und Grußformeln werden hier oft keine Aufmerksamkeit geschenkt. Mit einem Klick ist die Botschaft versendet – inklusive unter Umständen peinlicher Fettnäpfchen und Fehler.
Es ist deshalb hilfreich, sich immer bewusst zu machen, wie man selbst im elektronischen Schriftverkehr wirken will. Viele Tippfehler lassen sich zum Beispiel einfach vermeiden, wenn das Geschriebene nochmal überdacht und ein zweites Mal gelesen wird, bevor der „Senden“-Button gedrückt wird. Immerhin handelt es sich um geschäftlichen E-Mail-Verkehr und nicht um eine WhatsApp-Nachricht, die eben schnell an Freunde geschickt wird.
Trügerische Zeitersparnis durch Abkürzungen
Nicht jeder versteht Abkürzungen wie „FYI“ („For Your Interest“ – zu deiner Information), „ASAP“ („as soon as possible“ – so schnell wie möglich) oder „NRN“ („no reply needed“ – keine Antwort notwendig).
Die Zeit, die Sie sich damit gespart haben, wird der Empfänger somit doppelt benötigen, um Ihre Nachricht überhaupt zu entschlüsseln. Schreiben Sie Ihre Mails deshalb gewissenhaft und überlegen Sie, ob und welche Abkürzungen sinnvoll und verständlich für den Empfänger sind. Sie zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie sich Zeit für ihn nehmen und ersparen diesem auch unnötigen Aufwand.
Welche Nachricht Sie wirklich kommunizieren
Oft sind wir uns gar nicht bewusst, was alltägliche Floskeln bei unserem Gegenüber für Gedankengänge und Empfindungen auslösen können. Es ist daher immer hilfreich, die geschriebene E-Mail vor dem Absenden noch einmal genau durchzulesen.
Versetzen Sie sich in den E-Mail-Empfänger hinein und überlegen Sie, welche Botschaft „zwischen den Zeilen“ Ihre Nachricht enthalten könnte, die missverstanden werden kann. Ein Beispiel hierfür ist die abschließende Phrase „Vielen Dank im Voraus“. Diese kann den Leser unter Druck setzen, auch wenn sie eigentlich nett gemeint war. Auch eine angeforderte Lesebestätigung kann diesen Effekt bewirken und lässt den Empfänger unötig misstrauisch werden.
Tipps für bessere E-Mails – wie Sie Fehler vermeiden
Nachdem Sie die Stolperfallen beim Schreiben von E-Mails kennengelernt haben, sollten Sie lernen, diese zu vermeiden. Mit unserem E-Mail-Knigge schreiben Sie bessere E-Mails, verhindern Fehler und meistern Ihre geschäftliche Korrespondenz.
Bevor Sie beginnen eine Mail zu schreiben, sollten Sie überlegen, ob dieses auch wirklich notwendig ist. Manche Anliegen lassen sich besser und schneller am Telefon oder persönlich klären, als im schriftlichen Verkehr.
Den richtigen E-Mail-Empfänger auswählen
Sollten Sie sich dennoch für eine E-Mail entscheiden, benötigen Sie zunächst die richtige Empfängeradresse. Vermeiden Sie es, E-Mails im CC („Carbon Copy“ – Durchschrift) zu verschicken, außer es ist sinnvoll und weitere Personen sollen über den Vorgang informiert werden.
Weniger ist mehr – E-Mails auf den Punkt bringen
Die perfekte Mail ist kurz und knackig: Überlegen Sie ganz genau, was Sie dem Empfänger mitteilen wollen und halten Sie sich so kurz wie möglich. Lange, ausschweifende E-Mails, die im schlimmsten Fall noch in einem Plauderton verfasst werden, rauben kostbare Zeit und vernichten den eigentlichen Vorteil der digitalen Kommunikation – die Schnelligkeit.
Formulieren Sie möglichst immer eindeutig und klar. Vermeiden Sie Abkürzungen, Fremdwörter und Wortneuschöpfungen (siehe oben). Somit ersparen Sie sich und Ihrem Gegenüber unnötige Missverständnisse und Zeitverlust.
Nutzen Sie die Schnelligkeit des Internets
Ein E-Mail ist schnell verschickt. Genauso schnell wird oft auch die Antwort erwartet. Eine Faustregel lautet, dass binnen 24 Stunden geantwortet sollte. Sollten Sie für die Bearbeitung einer E-Mail länger brauchen, reicht auch eine kurze Bestätigung an den Absender. So erfährt dieser, dass die Nachricht angekommen ist.
Der Ton macht die Musik
Ebenso wichtig wie der Inhalt ist auch die Tonalität. Achten Sie unbedingt darauf, freundlich zu bleiben, auch wenn es Ihr Gegenüber möglicherweise nicht ist. Ganze Sätze in Großbuchstaben oder unnötig viele Ausrufezeichen gelten als unhöflich. Sie symbolisieren beispielsweis ein lautes Schreien. Besser ist es, ihre Nachricht freundlich und trotzdem bestimmt zu schreiben. Auch sollten Sie Emojis vermeiden. Diese wirken oftmals kindisch. Es ist besser, Ihren Text so eindeutig zu formulieren, dass Emojis erst gar nicht benötigt werden.
Seien Sie sparsam mit Links und Anhängen in E-Mails
Wenn es nicht unbedingt für das Verständnis der E-Mail notwendig ist, vermeiden Sie, Links in E-Mails zu schreiben, welche den Lesefluss stören. Auch Anhänge sollten sparsam eingesetzt werden. Achten Sie bei diesen darauf, dass die Dateigröße möglichst gering ist. Zu große E-Mail-Anhänge werden sonst unter Umständen vom E-Mail-Server des Empfängers abgelehnt. Hängen Sie nur relevante Dokumente an. Öffnen Sie am besten noch einmal jedes Dokument und stellen Sie so sicher, die richtigen Dokumente ausgewählt zu haben.
Die E-Mail-Signatur – Ihre digitale Visitenkarte
Am Ende einer geschäftlichen Mail sollten immer Ihre Kontaktdaten und Impressumsangaben Ihres Unternehmens stehen. Am Besten speichern Sie diese in einer Signatur, die je nach E-Mail-Software automatisch eingefügt wird.
Die Signatur ist wie eine digitale Visitenkarte. Der Empfänger kann somit die wichtigsten Kontaktdaten auf einen Blick sehen und muss sich diese nicht umständlich aus dem Internet zusammensuchen.
Sie benötigen Beratung?
Wir beraten Sie gerne und unverbindlich zu Weiterbildung,
Umschulung und Förderungen.
Bei internationalen E-Mails gelten andere Regeln
Nachdem Sie nun die wichtigsten Tipps für bessere E-Mails kennen, können Sie diese auch gleich umsetzen. Bitte beachten Sie, dass diese Hinweise für den deutschsprachigen Bereich gedacht sind. Im Ausland gibt es oft andere Regeln für professionellen Schriftverkehr.
Sollten wir Ihr Interesse für dieses Thema geweckt haben oder Sie noch weitere Fragen haben, bieten wir Ihnen weiterführende Fortbildungen zum Thema E-Mail-Knigge an. Hier erhalten Sie weitere Tipps zum E-Mail-Knigge mit denen Sie dann auch bei fremdsprachigen Mails überzeugen können.
Weiterbildungen zum Thema E-Mail-Knigge beim IBB
Weiterbildung Grundlagen Kommunikation
Beruflicher Erfolg ist im Wesentlichen davon abhängig, wie wir kommunizieren. Lernen Sie, Ihr Sprachverhalten bewusst zu steuern und erreichen Sie, dass ihre Botschaft beim Gesprächspartner positiv ankommt. In Rollenspielen, Einzel- und Gruppenaufgaben trainieren Sie die Regeln für ergebnisorientierte Kommunikation in der beruflichen Zusammenarbeit.
Weiterbildung Smartes Arbeiten – produktiv in digitalen Zeiten
Viele Geschäftsprozesse werden mittlerweile über mobilfähige und kollaborative Arbeitsprogramme, die auf Smartphones installiert werden, organisiert. Die Kommunikation zwischen Kunden und Mitarbeitern kann auch außerhalb des Unternehmens schnell, transparent und zuverlässig erledigt werden. Wie Sie leichter und produktiver mit Kunden, Kollegen und Mitarbeitern digital zusammenarbeiten, erfahren Sie in diesem Online-Seminar.
Weiterbildung Büromanagmenet – Assistenz & Sekretariat
Zu den vielfältigen organisatorischen und verwaltenden Aufgaben von Mitarbeitern im Büro- und Sekretariatsbereich gehören zum Beispiel die Überwachung des internen und externen Schriftverkehrs, Terminkoordination, Präsentationsvorbereitung oder Kundenbetreuung. Die speziellen Fertigkeiten und Kenntnisse werden in dieser Weiterbildung praxisnah und handlungsorientiert vermittelt. Die Weiterbildung endet mit einem trägerinternen Zertifikat.
Weiterbildung Führungskommunikation
im Vertrieb
Professionelle Kommunikation der Führungskräfte beim Vereinbaren der messbaren Ziele, das Erarbeiten einer gemeinsamen Strategie oder das Coaching des Teams auf dem Weg zum Erfolg gelten als wichtige Schlüsselfaktoren. In diesem Training erfahren Sie, wie Sie Ihre Führungskommunikation in der betrieblichen Praxis optimieren. Sie lernen, wie Sie Ihre Mitarbeiter für Vertriebsziele begeistern und wissen, wie man durch passende Kommunikation und Kultur Voraussetzungen für die Umsetzung der geplanten Entwicklungsimpulse schafft.
Weiterbildung Führung
und Kommunikation
Führen heißt, mit Mitarbeitern zu kommunizieren, sie zu lenken und zu überzeugen. Vor dieser Herausforderung stehen Führungskräfte täglich, egal ob in Projektgruppen, gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden oder anderen Abteilungen. In diesem Training werden Sie Ihre kommunikativen Kompetenzen erweitern, um damit die eigenen Führungspotenziale zu unterstreichen.
Weiterbildung Azubi-Knigge:
Fit für das Berufsleben
Eine gepflegte Erscheinung und gute Umgangsformen im Geschäftsleben spielen eine große Rolle. Gerade Berufsanfänger können damit „punkten“. Outfit, Umgangsformen und nicht zuletzt das Verhalten am Telefon gehören dazu. Ein Telefongespräch ist die hörbare Visitenkarte eines Unternehmens. Insbesondere Auszubildende haben hier oft Berührungsängste. Dieses Seminar hilft Azubis, mehr Sicherheit in diesen Bereichen zu bekommen.
