E-Mail-Knigge: Stolperfallen & Tipps

E-Mails sind in unserem täglichen Arbeitsleben üblich und weit verbreitet. Fast unsere gesamte berufliche Kommunikation läuft heutzutage online ab. Umso wichtiger ist es, hier auch Regeln zu beachten.

Nachdem Sie in unserem Business-Knigge bereits erfahren haben, welche allgemeinen Regeln im Geschäftsleben gelten, geht der E-Mail-Knigge im folgenden auf Details der beruflicher E-Mail-Kommunikation ein.

Einmal weggeschickt, kann das Geschriebene nicht mehr rückgängig gemacht werden. Im Gegensatz zum real ausgesprochen Wort bleibt ein E-Mail für lange Zeit schwarz auf weiß bestehen. Der E-Mail-Knigge greift Stolpersteine beim E-Mail-Versand auf und hilft Ihnen mit Tipps für bessere E-Mails für eine reibungslose digitale Kommunikation.

 

Die häufigsten Stolpersteine bei beruflichen E-Mails

Es ist deshalb hilfreich, sich immer bewusst zu machen, wie man selbst im elektronischen Schriftverkehr wirken will. Viele Tippfehler lassen sich zum Beispiel einfach vermeiden, wenn das Geschriebene nochmal überdacht und ein zweites Mal gelesen wird, bevor der „Senden“-Button gedrückt wird. Immerhin handelt es sich um geschäftlichen E-Mail-Verkehr und nicht um eine WhatsApp-Nachricht, die eben schnell an Freunde geschickt wird.

 

Trügerische Zeitersparnis durch Abkürzungen

Nicht jeder versteht Abkürzungen wie „FYI“ („For Your Interest“ – zu deiner Information), „ASAP“ („as soon as possible“ – so schnell wie möglich) oder „NRN“ („no reply needed“ – keine Antwort notwendig).

Die Zeit, die Sie sich damit gespart haben, wird der Empfänger somit doppelt benötigen, um Ihre Nachricht überhaupt zu entschlüsseln. Schreiben Sie Ihre Mails deshalb gewissenhaft und überlegen Sie, ob und welche Abkürzungen sinnvoll und verständlich für den Empfänger sind. Sie zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie sich Zeit für ihn nehmen und ersparen diesem auch unnötigen Aufwand.

 

Welche Nachricht Sie wirklich kommunizieren

Oft sind wir uns gar nicht bewusst, was alltägliche Floskeln bei unserem Gegenüber für Gedankengänge und Empfindungen auslösen können. Es ist daher immer hilfreich, die geschriebene E-Mail vor dem Absenden noch einmal genau durchzulesen.

Versetzen Sie sich in den E-Mail-Empfänger hinein und überlegen Sie, welche Botschaft „zwischen den Zeilen“ Ihre Nachricht enthalten könnte, die missverstanden werden kann. Ein Beispiel hierfür ist die abschließende Phrase „Vielen Dank im Voraus“. Diese kann den Leser unter Druck setzen, auch wenn sie eigentlich nett gemeint war. Auch eine angeforderte Lesebestätigung kann diesen Effekt bewirken und lässt den Empfänger unötig misstrauisch werden.

 

Tipps für bessere E-Mails – wie Sie Fehler vermeiden

Den richtigen E-Mail-Empfänger auswählen

Sollten Sie sich dennoch für eine E-Mail entscheiden, benötigen Sie zunächst die richtige Empfängeradresse. Vermeiden Sie es, E-Mails im CC („Carbon Copy“ – Durchschrift) zu verschicken, außer es ist sinnvoll und weitere Personen sollen über den Vorgang informiert werden.

 

Weniger ist mehr – E-Mails auf den Punkt bringen

Die perfekte Mail ist kurz und knackig: Überlegen Sie ganz genau, was Sie dem Empfänger mitteilen wollen und halten Sie sich so kurz wie möglich. Lange, ausschweifende E-Mails, die im schlimmsten Fall noch in einem Plauderton verfasst werden, rauben kostbare Zeit und vernichten den eigentlichen Vorteil der digitalen Kommunikation – die Schnelligkeit.

Formulieren Sie möglichst immer eindeutig und klar. Vermeiden Sie Abkürzungen, Fremdwörter und Wortneuschöpfungen (siehe oben). Somit ersparen Sie sich und Ihrem Gegenüber unnötige Missverständnisse und Zeitverlust.

 

Nutzen Sie die Schnelligkeit des Internets

Ein E-Mail ist schnell verschickt. Genauso schnell wird oft auch die Antwort erwartet. Eine Faustregel lautet, dass binnen 24 Stunden geantwortet sollte. Sollten Sie für die Bearbeitung einer E-Mail länger brauchen, reicht auch eine kurze Bestätigung an den Absender. So erfährt dieser, dass die Nachricht angekommen ist.

 

Der Ton macht die Musik

Ebenso wichtig wie der Inhalt ist auch die Tonalität. Achten Sie unbedingt darauf, freundlich zu bleiben, auch wenn es Ihr Gegenüber möglicherweise nicht ist. Ganze Sätze in Großbuchstaben oder unnötig viele Ausrufezeichen gelten als unhöflich. Sie symbolisieren beispielsweis ein lautes Schreien. Besser ist es, ihre Nachricht freundlich und trotzdem bestimmt zu schreiben. Auch sollten Sie Emojis vermeiden. Diese wirken oftmals kindisch. Es ist besser, Ihren Text so eindeutig zu formulieren, dass Emojis erst gar nicht benötigt werden.

 

Seien Sie sparsam mit Links und Anhängen in E-Mails

Wenn es nicht unbedingt für das Verständnis der E-Mail notwendig ist, vermeiden Sie, Links in E-Mails zu schreiben, welche den Lesefluss stören. Auch Anhänge sollten sparsam eingesetzt werden. Achten Sie bei diesen darauf, dass die Dateigröße möglichst gering ist. Zu große E-Mail-Anhänge werden sonst unter Umständen vom E-Mail-Server des Empfängers abgelehnt. Hängen Sie nur relevante Dokumente an. Öffnen Sie am besten noch einmal jedes Dokument und stellen Sie so sicher, die richtigen Dokumente ausgewählt zu haben.

 

Die E-Mail-Signatur – Ihre digitale Visitenkarte

Am Ende einer geschäft­lichen Mail sollten immer Ihre Kontakt­daten und Impressums­angaben Ihres Unternehmens stehen. Am Besten speichern Sie diese in einer Signatur, die je nach E-Mail-Software automatisch ein­gefügt wird.

Die Signatur ist wie eine digitale Visitenkarte. Der Empfänger kann somit die wichtigsten Kontakt­daten auf einen Blick sehen und muss sich diese nicht umständlich aus dem Internet zusammen­suchen.

 

Bei internationalen E-Mails gelten andere Regeln

 

Weiterbildungen zum Thema E-Mail-Knigge beim IBB

Weiterbildung Grundlagen Kommunikation Beruflicher Erfolg ist im Wesentlichen davon abhängig, wie wir kommunizieren. Lernen Sie, Ihr Sprach­verhalten bewusst zu steuern und erreichen Sie, dass ihre Botschaft beim Gesprächs­partner positiv ankommt. In Rollen­spielen, Einzel- und Gruppen­aufgaben trainieren Sie die Regeln für ergebnis­orientierte Kommunikation in der beruflichen Zusammenarbeit. Zur Weiterbildung	Weiterbildung Smartes Arbeiten – produktiv in digitalen Zeiten Viele Geschäfts­prozesse werden mittlerweile über mobilfähige und kollaborative Arbeits­programme, die auf Smartphones installiert werden, organisiert. Die Kommunikation zwischen Kunden und Mitarbeitern kann auch außerhalb des Unternehmens schnell, transparent und zuverlässig erledigt werden. Wie Sie leichter und produktiver mit Kunden, Kollegen und Mitarbeitern digital zusammen­arbeiten, erfahren Sie in diesem Online-Seminar. Zur Weiterbildung
Weiterbildung Büromanagmenet – Assistenz & Sekretariat Zu den viel­fältigen organisatorischen und verwaltenden Aufgaben von Mitarbeitern im Büro- und Sekretariats­bereich gehören zum Beispiel die Überwachung des internen und externen Schrift­verkehrs, Termin­koordination, Präsentations­vorbereitung oder Kunden­betreuung. Die speziellen Fertig­keiten und Kenntnisse werden in dieser Weiter­bildung praxisnah und handlungs­orientiert vermittelt. Die Weiter­bildung endet mit einem trägerinternen Zertifikat. Zur Weiterbildung	Weiterbildung Führung und Kommunikation Führen heißt, mit Mitarbeitern zu kommunizieren, sie zu lenken und zu über­zeugen. Vor dieser Heraus­forderung stehen Führungs­kräfte täglich, egal ob in Projekt­gruppen, gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden oder anderen Abteilungen. In diesem Training werden Sie Ihre kommunikativen Kompetenzen erweitern, um damit die eigenen Führungs­potenziale zu unter­streichen. Zur Weiterbildung
Weiterbildung Führungskommunikation im Vertrieb Professionelle Kommunikation der Führungs­kräfte beim Vereinbaren der messbaren Ziele, das Erarbeiten einer gemeinsamen Strategie oder das Coaching des Teams auf dem Weg zum Erfolg gelten als wichtige Schlüssel­faktoren. In diesem Training erfahren Sie, wie Sie Ihre Führungs­kommunikation in der betrieblichen Praxis optimieren. Sie lernen, wie Sie Ihre Mitarbeiter für Vertriebs­ziele begeistern und wissen, wie man durch passende Kommunikation und Kultur Voraus­setzungen für die Umsetzung der geplanten Entwicklungs­impulse schafft. Zur Weiterbildung	Weiterbildung Azubi-Knigge: Fit für das Berufsleben Eine gepflegte Erscheinung und gute Umgangs­formen im Geschäfts­leben spielen eine große Rolle. Gerade Berufsanfänger können damit „punkten“. Outfit, Umgangs­formen und nicht zuletzt das Verhalten am Telefon gehören dazu. Ein Telefon­gespräch ist die hörbare Visitenkarte eines Unternehmens. Insbesondere Aus­zubildende haben hier oft Berührungs­ängste. Dieses Seminar hilft Azubis, mehr Sicherheit in diesen Bereichen zu bekommen. Zur Weiterbildung