Ratgeber Gehaltsabrechnung

Ihr Arbeitsvertrag regelt die rechtlichen Grundlagen Ihres Arbeitsverhältnisses im Unternehmen. Zusätzlich kennen Sie als Angestellter die Gehaltsabrechnung, die auch Monats-, Lohn- oder Entgeltabrechnunggenannt wird. Aber was genau ist eine Gehaltsabrechnung, wie wird sie erstellt und welche Inhalte muss sie enthalten? In unserem Ratgeber zum Thema Gehaltsabrechnung erhalten Sie alle wichtigen Informationen!

Themenübersicht

    Was ist eine Gehaltsabrechnung?
    Unterschied zwischen Lohn und Gehalt
    Die Gehaltsabrechnung richtig verstehen
    Was muss in einer Gehaltsabrechnung stehen?
    Gehaltsabrechnung Muster: Gehaltsrechner helfen
    Wie lange müssen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?
    Wer Ihnen bei Fragen zur Gehaltsabrechnung weiterhelfen kann
    Weiterbildungen zur Gehaltsabrechnung beim IBB

Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung ist ein Dokument in Textform, das Angaben darüber enthält, wie sich das Gehalt eines Arbeitnehmers in einem bestimmten Abrechnungszeitraum zusammensetzt. Insbesondere informiert sie über Zuschläge, Zulagen, weitere Vergütungen, Abzüge, Abschlagszahlungen und gegebenenfalls Vorschüsse. Vor allem dient die Gehaltsabrechnung dazu, schriftlich aufzuführen, welchen Gehaltsanspruch ein Mitarbeiter hat, damit Gehalts- oder Lohnnachweise erbracht werden können. Einem Arbeitnehmer wird mit der Abrechnung aufgezeigt, wie sich sein Nettogehalt bzw. Nettolohn zusammensetzen. Darüber hinaus ist sie wichtig, um die Einkommenssteuer richtig zu berechnen.

Unterschied zwischen Lohn und Gehalt

Lohn und Gehalt sind nicht dasselbe: Der Lohn wird nach tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden berechnet und kann somit monatlich variieren. Dessen Endsumme wird in der Regel auf Stundenlohnbasis berechnet.

Im Gegensatz dazu ist Gehalt ein monatlich fest vereinbarter Betrag, der unabhängig von den tatsächlich gearbeiteten Stunden ist. Ein Arbeitgeber muss in jeder Gehaltsabrechnung deutlich aufzeigen, ob es sich um ein Gehalt oder um einen Lohn handelt.

Sowohl der Lohn als auch das Gehalt bezeichnen das Entgelt, welches der Arbeitnehmer als ein monetäres Einkommen bezieht. Vereinfacht ausgedrückt ist das Entgelt Ihre Bezahlung für die von Ihnen geleisteten Arbeiten, die Sie ausgezahlt bekommen.

Die Gehaltsabrechnung richtig verstehen

Die Gehaltabrechnung zeigt auf, welche Steuern und Sozialabgaben abgeführt werden. Jeder Arbeitnehmer hat einen Bruttolohn, von dem verschiedene Steuern und Sozialabgaben abgezogen werden. Daraus ergibt sich dann das jeweilige Nettogehalt, welches an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird.

Folgende Steuern werden grundsätzlich vom Bruttogehalt abgezogen:

Einkommenssteuer, deren prozentualer Anteil von der
Steuerklasse und dem jeweiligen Einkommen abhängig ist
Solidaritätszuschlag
Kirchensteuer, wenn ein Arbeitnehmer Mitglied in einer Kirche ist
Rentenversicherung
Krankenversicherung
Arbeitslosenversicherung
Pflegeversicherung
Gesetzliche Unfallversicherung

Beachten Sie, dass die Renten-, Arbeitslosen und Pflegeversicherung nur zur Hälfte von Ihnen als Arbeitnehmer gezahlt wird. Die andere Hälfte – den sogenannten Arbeitgeberanteil – zahlt Ihr Arbeitgeber direkt an die Versicherer. Sie sehen diesen Teil nicht auf Ihrer Gehaltsabrechnung.

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Was muss in einer Gehaltsabrechnung stehen?

Damit die Abrechnung eindeutig zugeordnet werden kann, enthält sie Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie den Namen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers inklusive dessen Sozialversicherungsnummer.

Der Beginn einer Beschäftigung im Unternehmen wird ebenso angegeben wie das Enddatum, sofern dieses bereits bekannt ist. Unabhängig von diesen Daten werden in der Gehaltsabrechnung außerdem der Abrechnungszeitraum und die genaue Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage angegeben.

Je nach familiärer Situation des Arbeitnehmers unterscheiden sich weitere Angaben in der Gehaltsabrechnung: Die Lohnsteuerklasse ist abhängig davon, ob zum Jahresende eine gemeinsame oder getrennte Veranlagung in der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt eingereicht wird. Hat der Arbeitnehmer ein oder mehrere Kinder, sind Kinderfreibeträge einzubeziehen. Merkmale für den Kirchensteuerabzug, Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbetrag werden nach Jahr und Monat aufgeführt. Außerdem darf die eindeutige Steueridentifikationsnummer nicht fehlen.

Weiterhin werden der Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag sowie gegebenenfalls die Angabe eines Beitragszuschlags für Kinderlose aufgeführt. Gegebenenfalls kann in der Abrechnung eine Angabe notwendig sein, dass es sich um ein Beschäftigungsverhältnis in der Gleitzone handelt und / oder um eine Mehrfachbeschäftigung.

Gehaltsabrechnung Muster: Gehaltsrechner helfen

Im Internet finden Sie viele Online-Gehaltsrechner, die Ihnen Ihr Nettogehalt berechnen und ausweisen, welche Abgaben von Ihrem Bruttogehalt abgehen.

Am Beispiel einer alleinstehenden, kinderlosen Person ohne Kirchenzugehörigkeit erklären wir Ihnen, wie eine mögliche Gehaltsabrechnung aussehen kann. In diesem Falle handelt es sich um eine 25-jährige Person mit der Steuerklasse 1 aus Hessen und einem Bruttogehalt von 2.000 Euro im Monat.

Es fällt ein Krankenversicherungsbeitrag von 14,6% an. Dies bedeutet, dass sowohl Arbeitnehmer, als auch Arbeitgeber 146 Euro (jeweils 7,3%) für die Krankenversicherung einzahlen. Auch weitere Beiträge werden jeweils zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Zum Beispiel die 18,7% (187 Euro entspricht 9,35 %) für die Rentenversicherung und die 3,0% (30 Euro entspricht 1,5%) für die Arbeitslosenversicherung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Zu gleichen Teilen werden ebenfalls die 2,55% der Pflegeversicherung abgezogen, was jeweils 25,50 Euro (entspricht 1,275 %) ausmacht.

Seitens des Arbeitnehmers werden nun noch der Solidaritätszuschlag von 10,80 Euro und die Lohnsteuer von 196,50 Euro abgezogen. Kirchensteuer fällt in diesem Beispiel keine an.

Beim beispielhaft angenommenen Arbeitnehmer-Bruttogehalt von 2.000 Euro werden insgesamt 595,80 Euro abgezogen. Der Arbeitnehmer bekommt dann ein Nettogehalt von 1.404,20 Euro ausbezahlt. Der Arbeitgeber zahlt zusätzlich noch den Arbeitgeberanteil von 388,50 Euro als Anteil in die Sozialversicherungen ein und hat damit Ausgaben für einen Mitarbeiter von 2.388,50 Euro im Monat.

Wie lange müssen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?

An sich gibt es für Arbeitnehmer keine Vorschrift dafür, wie lange sie ihre Gehaltsabrechnungen aufbewahren müssen. Allerdings ist es dennoch sinnvoll, diese über einen längeren Zeitraum zu behalten, da die Abrechnung in einigen Situationen verlangt wird. Dies ist beispielsweise oft der Fall, wenn Sie einen Kredit oder eine Ratenzahlung beantragen. Im Falle der Rentenversicherung können Sie mit den Abrechnungen außerdem nachweisen, dass Sie die benötigte Anzahl an Versicherungsmonaten erreicht haben, um eine staatliche Rente zu erhalten.

Wer Ihnen bei Fragen zur Gehaltsabrechnung weiterhelfen kann

Sollten Sie Fragen zur Gehaltsabrechnung haben, wenden Sie sich am besten an das Personalwesen im Unternehmenoder Fachkräfte aus der Lohnbuchhaltung, die sich mit dem Thema gut auskennen.

Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung zum ersten Mal selbst machen, achten Sie besonders auf deren rechtzeitige Erstellung und die verpflichtenden Angaben. Sobald Sie die Abrechnung einmal erstellt haben, lässt sich die Vorlage monatlich wiederverwenden.