Frei herumfliegende Notizzettel, Post-Its in verschiedenen Größen, die überall kleben, nur nicht dort, wo sie sollen, ein halbes Dutzend Blöcke und Ordner, die halb leer sind, weil die Zeit für die Ablage fehlt – so sah mein Schreibtisch bis vor zwei Jahren aus. Kreatives Chaos, niemand außer mir hatte auch nur den Hauch einer Chance, etwas Gesuchtes zu finden. Und dann habe ich Projektmanagementsoftwares und digitale Pinnwände entdeckt.
Eins vorab, das papierlose Büro gibt es auch heute bei mir nicht. Ich gehöre zu den Menschen, die sich Dinge am besten merken können, wenn sie sie aufschreiben, und das per Hand. Aber ich habe entdeckt, dass mir Software-Lösungen helfen können, mich besser zu organisieren, und ich schreibe nun weit weniger auf Papier, sondern gleich auf der virtuellen Pinnwand. Bei uns auf der Arbeit nutzen wir Trello, aber es gibt noch weitere praktische Apps und Tools.
Alles auf einen Blick auf der virtuellen Pinnwand
Bei uns in der Abteilung nutzen wir alle dieselbe Software, jeder hat Zugriff auf die Pinnwände der anderen, die bei Trello Boards genannt werden. Das ist praktisch, da auf diese Weise Projekte und Aufgaben im Team gemeinsam bearbeitet werden können und jeder sehen kann, wie weit der andere gerade ist. Aber auch im Urlaubs- und Krankheitsfall bieten die Boards den anderen Teammitgliedern Infos über anstehende Aufgaben und aktuelle Projektstände – sofern die Boards immer gut gepflegt werden.
Auf den Boards gliedern Listen die Aufgaben- oder Themen-Karten. Die Listen können zum Beispiel einer bestimmten Person gehören: „Toms Aufgaben“, „Claudias Aufgaben“, „Nicoles Aufgaben“. Oder sie können verschiedenen Projektstadien zugewiesen werden: z.B. „offen“, „in Bearbeitung“, „warten auf Rückmeldung“, „erledigt“. Die Karten lassen sich beliebig verschieben: von einer Liste zur nächsten (zum Beispiel von Toms zu Claudias Aufgaben), aber auch innerhalb einer Liste, wenn beispielsweise die wichtigsten Aufgaben immer ganz oben stehen sollen. Und sogar auch auf ein anderes Board, wenn zum Beispiel eine Aufgabe plötzlich einem anderen Kollegen zugeordnet wird, der sein eigenes Board hat.
Alles auf eine/r Karte
Bilder, Textdateien, Excel-Liste, etc. – ab sofort wird nicht mehr gesucht, sondern gefunden, nämlich auf der zugehörigen Karte, auf der Dateien ganz praktisch mit Drag & Drop abgelegt werden können. Da Trello über den Browser oder die Handy-App aufgerufen wird, hat man stets von überall aus auf alle benötigten Informationen Zugriff, sei es im Büro, im Home Office oder unterwegs. Das hat mir schon häufiger geholfen, wenn ich abends schnell noch mal von zu Hause aus einen Social-Media-Beitrag vorbereiten wollte und dafür das bereits vorbereitete Bild brauchte.
Auch die Kolleginnen und Kollegen danken es dir, wenn sie im Krankheitsfall nicht erst die Dateien lange suchen müssen – und im Zweifelsfall nicht finden, weil die Bilder nur auf dem Computer des kranken Kollegen liegen.
Wer schreibt heute noch E-Mails …?
Eine Funktion, die ich sehr gerne nutze, ist die Möglichkeit, auf den Karten Kommentare zu schreiben und im Kommentar Kollegen zu verlinken. So können Infos schnell geteilt werden, man vergisst nicht, relevante Dateien anzuhängen, E-Mails gehen nicht im überquellenden Posteingang unter oder werden ins Nirvana … pardon, in die Untiefen der (Unter-)Ordner verschoben.
Und wer nicht weiß, für wen die Information relevant ist, der informiert gleich das gesamte Board / Team.
Wer nicht ständig das Tool nutzt und Angst hat, etwas zu verpassen, der kann sich selbstverständlich weiterhin per E-Mail über alle Updates und Kommentare auf den eigenen Boards und Karten informieren lassen.
Nichts mehr vergessen dank Erinnerungsfunktion
Post-Its und Termine im Papierkalender können schnell mal untergehen. Wie gut, wenn man kleine Erinnerungshilfen hat. Das kann der Kalender im E-Mail-Programm sein oder aber eine Erinnerungsfunktion, die einen per E-Mail und Benachrichtigung im Programm selbst darauf aufmerksam macht, dass ein wichtiger Termin oder eine Aufgabe anstehen.
Projektmanagementsoftwares wie Trello kombinieren die Erinnerungsfunktion, deren Vorlauf man individuell einstellen kann, gerne mit einem Kalender. Ein Blick in den Kalender verrät, was am heutigen Tag oder in der nächsten Woche ansteht.
Komplexe Aufgaben mit Checklisten im Blick behalten
Manchmal gehören zu einem Thema mehrere Teilaufgaben. Wenn ich einen Social-Media-Beitrag erstelle, dann muss ich ein Bild besorgen oder erstellen, ich muss Texte schreiben und gegebenenfalls noch abstimmen, ich muss das Posting auf Facebook machen, das Posting auf Twitter, auf XING, etc. und eventuell erstelle ich gleich sogar noch eine passende Werbeanzeige zum Thema. All das gehört zu einer Karte.
Welche Teilaufgaben bereits erledigt sind, das halte ich mithilfe einer Checkliste auf der Karte fest. Die Übersicht behalte ich sogar, wenn ich mir den Karteninhalt nicht ansehe, denn ein schneller Blick auf die Liste verrät mir, dass bei meiner Karte zum Beispiel 4 von 7 Aufgaben bereits erledigt sind. Und falls ich auf der Karte eine Frist gesetzt habe, sogar auch, wann die nächste Aufgabe fällig ist.
Aufräumen leicht gemacht
Alles erledigt und alle Punkte von der Checkliste abgehakt? Dann kann die Karte mit wenigen Klicks ins Archiv verschoben oder gleich ganz gelöscht werden, falls sie nicht mehr benötigt wird. Das regelmäßige Ausmisten von Dutzenden Ordnern gehört – für mich zumindest – der Vergangenheit an.
Vielfältige Einsatzmöglichkeiten
Ich kann mir ein Leben ohne meinen praktischen Organisator nicht mehr vorstellen. Die virtuellen Pinnwände kommen bei mir inzwischen fast überall zum Einsatz. Sei es zum Erstellen eines Social-Media- oder Blog-Redaktionsplans, sei es zum Strukturieren meiner Aufgaben, bei der Arbeit an Projekten im Team, als Erinnerung an Termine und Aufgaben, … – aber auch privat. Wenn ich jetzt mal wieder im Supermarkt stehe und nicht mehr weiß, was ich kaufen wollte, dann hole ich einfach mein Smartphone hervor, rufe die App auf und meine virtuelle Einkaufsliste verrät mir, was noch fehlt. Verdammt praktisch, besonders für eine kreative Chaotin wie mich. 😉
Nutzt ihr Trello oder andere Tools, um euch zu organisieren? Oder plant ihr, zukünftig Projektmanagementsoftwares einzusetzen?
Viel Spaß beim Ausprobieren!
Nicole