Bei größeren und längerfristigen Projekten haben wir ja meistens einen guten Überblick über den aktuellen Stand, die Timings und die nächsten Schritte. Aber dann kommen die kurzfristigen, oft ungeplanten Kleinigkeiten dazwischen – und schon ist unser schöner Plan dahin. Das Zeitmanagement gerät insgesamt aus den Fugen und man verliert schnell den Überblick: Was ist am dringendsten, was kann warten, was kann ich delegieren? Nicht selten gehen kleinere Aufgaben gedanklich verloren. Vor allem aber laufen wir ständig Gefahr, nicht mehr selbstgesteuert zu arbeiten, in zeitliche Schwierigkeiten zu geraten und schlimmstenfalls nichts zu Ende zu bringen.
Wie kann man trotz vieler Aufgabenberge dennoch möglichst strukturiert, effektiv und effizient arbeiten, ohne den Durchblick und das „große Ganze“ aus den Augen zu verlieren? Die 10 folgenden Tipps für effektives Zeitmanagement verraten es euch!
- To-do-Liste nutzen
So einfach der erste Tipp klingt, so effektiv hat er sich bewährt: To-do-Listen helfen, alles im Blick zu behalten. Man muss sie nur wirklich konsequent führen und die Aufgaben darauf entsprechend abarbeiten. Welche Form so eine Liste hat, kann jeder selbst am besten entscheiden. Ein einfaches Blatt Papier kann genauso helfen wie digitale Hilfsmittel. Hilfreich ist es außerdem, wenn man Aufgaben nach deren Wichtigkeit ordnen kann. Ich persönlich nutze seit Jahren eine Excel-Tabelle, bei der ich Prioritäten farbig markiere (gelb, orange, rot). Projekte, die „on hold“ sind, solange man auf Input von Kollegen wartet, mache ich blau – das sind üblicherweise die meisten 😉 - Prioritäten setzen
Um Prioritäten auf seiner Liste zu kennzeichnen, muss man sie natürlich erst einmal festlegen. Und auch einzelne Tage lassen sich entsprechend planen. Der Tipp lautet dann: Zuerst die unangenehmste Aufgabe erledigen, danach die besonders dringenden und den Rest des Tages die weniger dringenden. - Tage und Wochen planen
Die Basis ist mit den Tipps 1 und 2 geschaffen, aber man kann noch weiter ins Detail gehen. Manchen hilft es, sich für die einzelnen Aufgaben einen Zeitrahmen zu überlegen und in den Kalender einzutragen, sodass man immer die entsprechenden Termine im Blick hat. Auch längerfristige wichtige Ziele, zum Beispiel für eine Woche oder einen Monat, können schriftlich fixiert werden, damit man sich immer daran orientieren und „entlanghangeln“ kann. - Ähnliche Aufgaben am Stück abarbeiten
Viele kleinere Aufgaben kehren täglich wieder – bestimmte administrative Tätigkeiten oder die Bearbeitung von E-Mails zum Beispiel. Statt solche Aufgaben zu „zerstückeln“, bietet es sich an, sie (soweit möglich) am Block abzuarbeiten. Ihr könnt euch dafür bestimmte Tageszeiten und Zeiträume festlegen und werdet dadurch nicht dauernd zwischendrin davon abgelenkt. - Wartezeiten für kleine Aufgaben nutzen
In unserem Tagesablauf gibt es oft Warte- oder „Leerlaufzeiten“ – zum Beispiel, wenn wir auf ein Meeting warten, den verspäteten Zug oder einen Arzttermin. Viele kleinere Dinge lassen sich dann problemlos zwischendurch erledigen und die Zeit wird damit sinnvoll genutzt. Auch das ist Zeitmanagement! - Eliminieren und delegieren
Manche Aufgaben landen bei euch, obwohl ihr eigentlich gar nicht zuständig seid. Vielleicht könnte jemand anders sie stattdessen übernehmen. Geht eure Liste unter diesem Aspekt öfter einmal kritisch durch: Was davon müsst ihr wirklich selbst machen? Was könnt ihr an wen weiterdelegieren? Und was hat sich vielleicht sogar schon von selbst erledigt? - Diktieren statt tippen
Die meisten Leute sprechen viel schneller als sie tippen. Moderne Systeme zur Spracheingabe kommen da sehr gelegen. So lassen sich Sprachnachrichten zum Beispiel über WhatsApp verschicken oder Sprach-E-Mails über Siri beim iPhone. Wo sich solche Hilfsmittel anbieten, spart man damit eine Menge Zeit. - Zeitdiebe aufspüren und verbannen
Achtung, euch wird die Zeit geklaut! Zu den Verdächtigen zählen Social-Media-Plattformen oder Personen in eurem Umfeld. Zudem macht man häufig Dinge aus reiner Gewohnheit, obwohl sie eigentlich gar nicht mehr notwendig sind. Wo verstecken sich eure Zeitdiebe? Wenn ihr sie findet, bringt sie zur Strecke! - Auf das Wichtige konzentrieren
Mit 20 % seines Inputs erreicht man 80 % seines Outputs – das besagt das sogenannte Pareto-Prinzip. Das bedeutet letztendlich, dass man sich auf die „richtigen“ 20 % konzentrieren sollte und das Unwichtigere minimiert. Hinterfragt kritisch, ob jede Aufgabe wirklich als solche zu betrachten ist oder euch nur irgendwann einmal wichtig vorkam. - Nicht immer absolut perfekt sein
Der letzte Tipp zum Zeitmanagement schließt sich direkt an den vorhergehenden an: Strebt dort nach Perfektion, wo es sich rentiert. Denn Perfektion kostet oft viel Zeit, die sich bei vielen Aufgaben gar nicht zu investieren lohnt. Das heißt natürlich nicht, dass man Fehler tolerieren soll. Aber: Wer alles immer absolut perfekt machen will, dafür allerdings ewig braucht, verzettelt sich, bringt kaum etwas zu Ende und ist dadurch zeitlich schnell überlastet.
