„Herzlich willkommen, nehmen Sie Platz …“ – Das 1×1 des Bewerbungsgesprächs

Alles sauber geblieben? Sitzt die Kleidung gut? Noch einmal tief durchatmen … Du schaffst das! Oh, jetzt geht’s los …

Gratulation – du hast es geschafft! Du konntest mit deinen Bewerbungsunterlagen im Vorfeld punkten und jetzt wurdest du zum Bewerbungsgespräch eingeladen. Obwohl – genau genommen hast du dich ja schon mit deinen Unterlagen beworben …

Ok, du konntest mit deinen Bewerbungsunterlagen punkten und wurdest jetzt zum Vorstellungsgespräch … Nee, mit deinen Unterlagen hast du dich ja auch irgendwie schon vorgestellt …

Nennen wir das Kind beim Namen: Du befindest dich im Einstellungsgespräch!

Im ersten Moment mag das wie eine Spitzfindigkeit wirken, aber ich möchte, dass wir von dem sprechen, was es ist – einem Einstellungsgespräch. Denn bei diesem Gespräch geht es letztendlich darum, ob du eingestellt wirst!

Der Arbeitgeber hat nämlich ein Problem: Er braucht zur Erbringung seiner Dienstleistung oder zur Herstellung seines Produktes sprichwörtliche Arbeitskraft. Und es gibt nur drei realistische Möglichkeiten:

  1. Die Arbeit wird auf die bereits Beschäftigten verteilt – in aller Regel leiden auf Dauer hier jedoch Qualität der erbrachten Arbeit und die Belastbarkeit der Arbeitenden.
  2. Der Personaler erledigt die Arbeit selbst – dafür ist er jedoch zumeist weder qualifiziert noch ist die Möglichkeit wirtschaftlich sinnvoll.
  3. Für die zu erbringende Arbeit wird eine neue Person eingestellt – dies stellt nach Kosten-Nutzen-Abwägung die beste Option dar.

Zwischen Bewerber und Arbeitgeber wird im Einstellungsgespräch ein Geschäft auf Gegenseitigkeit angebahnt – Arbeitskraft gegen Bezahlung.

Die meisten Bewerber begehen jedoch den fatalen Fehler, sich als Bittsteller zu begreifen. Die Folge davon ist, dass sie sich als Spielball des Personalers fühlen, dem sie beinah gottgleich ausgeliefert sind. Dass vielen dann die Luft wegbleibt und das Gespräch einen unguten Charakter bekommt, ist klar.

Mach dir bewusst, dass du kein Bittsteller bist, sondern Lieferant deiner Arbeitskraft, die vom Arbeitgeber so dringend benötigt wird und die er gegen Bezahlung auch gerne in Anspruch nehmen möchte.

Du bist also durchaus auf Augenhöhe mit dem Personaler – und mit dieser Einstellung geht es gleich viel selbstbewusster und zuversichtlicher ins Gespräch.

Ablauf des Einstellungsgesprächs

Sicherlich – kein Gespräch verläuft wie das andere und jeder Personaler hat seine eigene Art der Gesprächsführung. Dennoch habe ich nach Feedbackgesprächen mit Hunderten von Bewerbern, die von ihren Erfahrungen im Einstellungsgespräch berichteten, ein gewisses Schema entdeckt, das dem Großteil aller Gespräche zugrunde liegt und das wir uns jetzt näher anschauen werden:

Ablauf de Einstellungsgesprächs

Schaubild als pdf zum Download

(Ablauf des Einstellungsgesprächs von Gerjet Kleine-Weischede – chancenmacher.de ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz.)

Begrüßung & Smalltalk

„Haben Sie gut hergefunden?“, „Hatten Sie eine gute Fahrt?“, „Das ist heute ein richtig schöner Sommertag, oder?“ – mit dem Smalltalk bezweckt der Personaler zweierlei:

  1. Es soll eine möglichst entspannte Gesprächsatmosphäre geschaffen werden
  2. Die Reaktion des Bewerbers lässt erste Rückschlüsse auf dessen Spontaneität, Humor, Reaktionsverhalten, Wortgewandtheit etc. zu

Lass dich also auf den Smalltalk ein – denn auch du erhältst wichtige Eindrücke: nämlich wie der Personaler „tickt“ und ob dir die Unternehmenskultur zusagt.

Getränkefrage

Ein wertschätzender Arbeitgeber wird dir in aller Regel zu Beginn des Gesprächs die Frage stellen, ob du etwas trinken möchtest.

Nimm dieses Angebot bitte unbedingt an!

  • Es ist ein Zeichen der Höflichkeit und des Respekts. Der Personaler könnte in der Zeit, in der er mit dir das Gespräch führt, genauso gut eine Stellenausschreibung formulieren, die Gehaltsabrechnung vorbereiten oder ein Personalentwicklungsgespräch führen. Stattdessen nimmt er sich Zeit für dich – erweise ihm also bitte die Höflichkeit, das Getränk anzunehmen.
  • Du weißt nie, wie lang das Gespräch dauern wird. Mein längstes Einstellungsgespräch dauerte zweieinhalb Stunden – ich war sehr froh, etwas zu trinken zu haben!

Aber Vorsicht: Bitte niemals alkoholische Getränke annehmen! Mit diesem Angebot testen Personaler gerne, ob sie es mit einem Alkoholiker zu tun haben oder mit jemandem, der den nötigen Ernst bei der Arbeit vermissen lässt …

Vorstellungsphase

Jetzt geht es – nach dem vermeintlichen Geplänkel – also los. Entweder beginnt der Arbeitgeber, sein Unternehmen (Historie, Marktposition, Produkte/Dienstleistungen, Ausrichtung etc.) vorzustellen oder er richtet sich an dich: „Stellen Sie sich doch bitte einmal vor!“, „Mögen Sie ein paar Worte zu sich sagen?“ oder „Na, dann beginnen Sie mal zu erzählen …“ sind drei von vielen möglichen Aufforderungen der persönlichen Präsentation.

Begreife diesen Part unbedingt als Möglichkeit, dich bereits hier von anderen Bewerbern positiv zu unterscheiden, indem du nicht deinen Lebenslauf herunterbetest, sondern gewichtet und pointiert deine Berufs- und Motivationsgeschichte erzählst. Im Englischen gibt es dafür den schönen Begriff „story telling“ – sprich bildhaft davon,

  • wie du zu deinem Beruf gekommen bist
  • wie du Brüche im Berufsleben erfolgreich gemeistert hast
  • was die Aufgaben und Tätigkeiten deiner aktuellen Beschäftigung sind
  • was dich als Mensch und Mitarbeiter motiviert
  • warum du dich für diese Stelle bei diesem Unternehmen bewirbst

Frageblock des Arbeitgebers

Jetzt ist der Arbeitgeber am Zug. Er wird dir nun eine Vielzahl von Fragen stellen. Viele Bewerber sehen gerade diesem Frageblock mit Bauchschmerzen entgegen, weil sie Angst vor schwierigen, fiesen und erwarteten Fragen haben.

Dafür an dieser Stelle ein bemerkenswertes Zitat:

„Dass die meisten von uns, die Bewerbungsgespräche führen, darin nicht sehr gut sind, ist ein Vorteil für die, die sich die Mühe machen, sich exzellent vorzubereiten.“

Dieses Zitat stammt nicht von irgendeinem Personaler, sondern von Laszlo Bock, dem ehemaligen Personalchef von Google, die jedes Jahr über zwei Millionen (!) Bewerbungen erhalten.

Was folgt daraus? Mach sprichwörtlich deine Hausaufgaben! Schreib mindestens 20 Fragen auf, von denen du erwarten kannst, dass man sie dir stellen wird, und finde darauf jeweils 2-3 mögliche Antworten.

Hier eine kleine Auswahl erfahrungsgemäß häufig gestellter Fragen:

  • Warum haben Sie sich damals für diese Ausbildung/diesen Studiengang entschieden?
  • Welche konkreten Erfahrungen haben Sie im Bereich XY?
  • Können Sie uns bitte ein Beispiel geben, wie Sie mit dem Problem ABC bei der Arbeit umgehen?
  • Was genau ist Ihre derzeitige Aufgabe?
  • Warum haben Sie Ihr Studium nicht abgeschlossen?
  • Warum waren Sie von X bis Y arbeitslos?

Geh guten Gewissens davon aus, dass du im Idealfall damit 90 % aller tatsächlich im Gespräch gestellten Fragen bereits auf dem Papier stehen hast.

So vorbereitet gehst du viel entspannter und positiver ins Gespräch!

Stärken (+) / Schwächen (-)

Es gibt im Einstellungsgespräch einige einem gewissen Wandel unterzogene „Modefragen“ und es gibt „Klassiker“ – zu letzterer Kategorie gehört die Frage nach Stärken und Schwächen.

An dieser Stelle vergiss bitte dringend den gut gemeinten Ratschlag, vermeintlich sympathische Schwächen wie Ungeduld oder Pedanterie zu nennen, weil deren „Schokoladenseite“ ja hohe Motivation und Qualitätsstreben seien – solche „Tipps“ aus Ratgebern und Blogs kennen die Personaler nämlich auch …

Nenne stattdessen – nach Möglichkeit im Verhältnis von 3:1 – Stärken und Schwächen mit einem konkreten Berufsbezug.

Zwei Beispiele für Stärken:

  • Als Berufskraftfahrer – „Ich fahre seit 23 Jahren unfallfrei, habe sehr gute Ortskenntnisse und bin bereits mehrere Modelle, die auch in Ihrem Fuhrpark verwendet werden, gefahren.“
  • Als Verkäuferin – “ Ich habe schon 3 Jahre mit dem Kassensystem XY gearbeitet, das auch bei Ihnen verwendet wird. Zudem habe ich ein halbes Jahr die Aufgaben der stellvertretenden Filialleitung übernommen, als diese erkrankt war. Und ich habe ein Herz für schwierige Kunden, übernehme also auch gerne einen Reklamationsfall.“

Weit schwieriger fällt es vielen jedoch, eine Schwäche zu benennen. Von einem reflektierten Bewerber kann man das aber zu Recht erwarten. Entscheidend ist hier, dass du eine Lösung zur Klärung dieser Schwäche hast:

  • Als Bürokauffrau – „Sie verlangen in der Stellenausschreibung erste Kenntnisse des Projektmanagements. Da ich diese bislang noch nicht hatte, habe ich vor drei Wochen einen Kurs bei Anbieter XY/einen Online-Kurs bei XY begonnen.“
  • Als IT-Systemelektroniker – „In der Stellenausschreibung werden Erfahrungen mit der Konfiguration eines Debian-basierten Servers gewünscht. Weil ich diese Stelle so spannend finde, habe ich am vergangenen Wochenende zu Hause einen Server mit Debian aufgesetzt und arbeite mich zurzeit in die Bedienung des Terminals ein.“

Du hast die Lösung bereits und belastet den Personaler nicht mit einem unerwarteten Problem. Aktive, mitdenkende und progressive Mitarbeiter sind ein Plus für jedes Unternehmen.

USP

„USP“, das sei an dieser Stelle nur kurz ausgeführt, steht für „unique selling point“ – das lässt sich auf Deutsch am besten mit „Alleinstellungsmerkmal“ übersetzen.

„Warum sollten wir uns für Sie entscheiden?“ oder „Warum sind Sie der Richtige für diesen Job?“ sind mögliche Fragen im Einstellungsgespräch, durch die du mit einer guten Antwort den Personaler von dir überzeugen sollst. Verunsicherte Bewerber versuchen nicht selten, mit Adjektiven wie „fleißig“, „zuverlässig“ oder „motiviert“ für die eigene Person Werbung zu machen. Aber das sind Selbstverständlichkeiten und keine Alleinstellungsmerkmale!

Überlege dir besser aufgrund deiner vorher herausgearbeiteten Stärken, welche davon deine größte und beste ist, und überlege dir, welche praktische Anwendungsmöglichkeit sich dafür im neuen Job böte. So erkennt der Personaler, welchen Gewinn du für das Unternehmen bietest.

Zwei Interviewer befragen im Einstellungsgespräch einen Bewerber im Anzug; der eine studiert die Unterlagen, der andere zeigt mit einem Stift auf den Bewerber.
„So, dann erzählen Sie mal …“ – Eine gute Vorbereitung ist beim Einstellungsgespräch oft der entscheidende Erfolgsfaktor.

Gehaltsverhandlung

Bereits in einem früheren Artikel habe ich ausführlich darüber geschrieben, wie die Gehaltsverhandlung gelingt.

Merk dir einfach eine Grundregel: „Gehalt will begründet sein!“ Und wenn es so etwas wie eine „Gehaltsformel“ gibt, dann ist es diese:

Persönliche Mindestgrenze + min. 20 % Aufschlag + USP = Verhandlungsangebot

Du erklärst (mit Praxisbezug) deinen Mehrwert, anstatt einfach nur eine Summe in den Raum zu werfen. Durch die 20 % Aufschlag hast du genügend „Verhandlungsmasse“, sodass mit hoher Wahrscheinlichkeit am Ende ein Gehaltsangebot steht, mit dem du zufrieden bist und das deine Ausgaben locker deckt.

Stellendetails

Die Gehaltsverhandlung ist der engste Punkt des Gesprächs: Hier geht es ums Eingemachte, hier geht es richtig um die Sache. Atmosphärisch ist danach dringend eine Öffnung notwendig, um wieder Luft zum Atmen zu schaffen.

Bei den Stellendetails teilt der Arbeitgeber dem Kandidaten wichtige Informationen zur zu besetzenden Stelle mit, zum Beispiel:

  • genaues Einstiegsdatum
  • konkrete Aufgabenstellung
  • übergeordnete Zielerreichungsschritte

Noch Fragen?

„Haben Sie noch Fragen an uns?“

Wer jetzt nicht klar und deutlich „Ja“ sagt, macht unter Umständen deutlich, dass es mit der geäußerten Motivation und dem Interesse nicht so weit her sein kann. Häufig liegt der Grund aber nicht in Desinteresse, sondern in der Aufregung.

Daher der Praxistipp: Notiere dir im Vorfeld des Gesprächs alle für dich persönlich wichtigen Fragen. Zum Beispiel:

  • Wer wird mein direkter Vorgesetzter sein?
  • Mit welcher Software wird hier gearbeitet?
  • Mit wie vielen Kollegen arbeite ich in der Abteilung zusammen?

Nimm dir den Zettel und einen Stift mit ins Einstellungsgespräch. Eine ehemalige Bewerberin berichtete mir, der Personaler hätte gestutzt und sie gefragt, warum sie denn Stift und Zettel mitgenommen habe. Sie antwortete: „Ich habe mir im Vorfeld viele Gedanken gemacht und den Zettel als Gedankenstütze mitgenommen.“ Woraufhin der Personaler mit einem Schmunzeln erwiderte: „Stimmt, ich habe ja auch etwas zum Schreiben mitgenommen. Eigentlich sollten das noch viel Bewerber machen …“

Zusätzlicher Vorteil: Sollten wider Erwarten tatsächlich alle deine Fragen im Gesprächsverlauf beantwortet werden, dann kannst du getrost auf dein Blatt verweisen und sagen: „Wie Sie sehen – Sie haben wirklich alle meine Fragen beantwortet.“ Dann ist das keine Floskel, sondern ein ersichtliches Statement.

Weiteres Prozedere

Kurz und knapp wird dir der Arbeitgeber nun mitteilen, wie es im Bewerbungsverfahren weitergeht, zum Beispiel:

  • wie lange die Entscheidungsfrist dauert
  • wie viele Bewerber noch im Gespräch sind
  • wie sich die Firma bei dir melden wird (postalisch, telefonisch, per E-Mail)

Verabschiedung & Smalltalk

Geschafft! Nun liegt das Einstellungsgespräch hinter dir. Jedes Gespräch braucht einen runden Abschluss, auch ein Einstellungsgespräch. Daher gibt es an dieser Stelle Dank für dein Kommen, gute Wünsche für den Weg nach Hause und vielleicht noch ein kleines Bonmot oder etwas Smalltalk über deine Heimatstadt.

Spiel dieses Spiel gerne mit, halte die Konzentration bis zum Schluss aufrecht – und vergiss nicht, dich bei Ihrem Gesprächspartner für das Gespräch zu bedanken.

Natürlich läuft bei jedem das Gespräch – mal in mehr, mal in weniger Nuancen – anders.
Daher freue ich mich über deine Ergänzungen und dein persönliches Feedback:

  • Welche Erfahrungen hast du gemacht?
  • Welche (positiven/negativen) Überraschungen gab es im Gespräch?
  • Welches Gespräch ist dir nachhaltig in Erinnerung geblieben und warum?
Gerjet Kleine-Weischede

Gerjet Kleine-Weischede ist Jobcoach des IBB in Wilhelmshaven. Dort unterstützt er Umschüler und Teilnehmer von Weiterbildungen, erfolgreich in Arbeit zu kommen. Er ist immer auf der Suche nach ungewöhnlichen und frischen Bewerbungsideen; dafür ist er auch viel im Netz unterwegs, twittert (@chancenmacher) und bloggt unter www.chancenmacher.de.

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Schöner Beitrag! Kann mir vorstellen, dass sowas für viele immer noch absoluter Stress ist, vor allem wenn man sonst nichts in der Hinterhand hat und es davon abhängt. Da muss man schon eine gute Persönlichkeitsentwicklung machen, um da immer locker zu bleiben… 😉