Arbeitszeugnis selbst schreiben: Gratwanderung mit Potenzial

„Schreib mal auf, was du so gemacht hast!“ – dieser Spruch kam bisher immer von meinen verschiedenen Vorgesetzten, wenn es um ein Arbeitszeugnis ging. Beim ersten Mal fand ich das noch komisch: Wusste der Chef denn nicht, was ich all die Jahre geleistet hatte …? Doch, wusste er schon (so ungefähr jedenfalls … 😉 ). Aber Chefs delegieren eben gerne. Auch Arbeitszeugnisse.

Zeugnis selbst schreiben – Vorteil für dich

Wenn es darum geht, deine Aufgaben und Projekte als Bestandteil eines Arbeitszeugnisses aufzulisten, ist das im Prinzip etwas Gutes: Du kannst die Zusammenstellung, Schwerpunktsetzung und Formulierung selbst so beeinflussen, dass sie dir den größtmöglichen Vorteil für zukünftige Bewerbungen bringt.

Nach einigen Jobwechseln und Zwischenzeugnissen in den letzten Jahren empfinde ich es inzwischen als normal, meine Aufgaben im Zeugnis selbst zu beschreiben. Aber es kann auch vorkommen, dass du das ganze Arbeitszeugnis selbst schreiben musst – also auch den kompletten Bewertungsteil. Wirkt vielleicht erstmal kurios, kann dir aber zusätzliche Chancen bringen!

Wie schreibt man sein Arbeitszeugnis selbst?

Zunächst einmal ist es nicht verkehrt, diese Chance als gewissen Vertrauensbeweis zu sehen: Der/die Vorgesetzte geht von deiner realistischen Selbsteinschätzung aus. Jetzt brauchst du aber natürlich zunächst eine Orientierung, wie so ein Zeugnis strukturiert sein sollte und was es zu beachten gibt. Denn auch kleine Unterschiede in der Formulierung sind oft größer, als man zunächst denkt. Vor allem, da auch schlechtere Bewertungen gerne „wohlwollend“ umschrieben werden, während bei guten Noten mit Superlativen geprotzt wird. Aber mehr dazu unten bei Punkt 5.

1. Einleitung und Basisdaten

Nach der Überschrift „Arbeitszeugnis“ listest du deine Daten auf: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Zeiten der Beschäftigung im Unternehmen und Jobtitel. Also zum Beispiel: „Herr Vorname Nachname, geboren am 1. Januar 19xx, war vom 1. November 2016 bis 30. September 2019 in unserem Unternehmen als Jobtitel tätig.“

2. Optional: Unternehmensbeschreibung

Viele Unternehmen integrieren unter der Einleitung in Zeugnissen gerne einen Absatz mit einer Unternehmensbeschreibung. Es sind aber eher die kleineren und nicht so bekannten Firmen, für die sich diese Praxis anbietet. Zu meinen früheren Arbeitgebern gehören z. B. die Deutsche Bahn und die Telekom – Riesen wie diese sparen sich eine Beschreibung, weil sie ja jeder kennt. Frag am besten bei der Personalabteilung nach, wie das im konkreten Fall gehandhabt wird, und lass dir ggf. etwas zuliefern. Hier musst du nichts selbst erfinden, dieser Teil soll ja schließlich einheitlich sein!

3. Karriereweg

Schreibe auf, welche Position du innehattest. Bei längerer Unternehmenszugehörigkeit kann die Position natürlich öfter mal gewechselt haben. Liste dann am besten die Positionen mit Zeitangaben untereinander auf.

4. Tätigkeitsbeschreibung

Führe in ein bis zwei Sätzen deine verschiedenen Aufgaben auf. Welche Verantwortlichkeiten hattest du allgemein? Darunter kannst du (gerne auch stichpunktartig) besondere, größere und erfolgreiche einzelne Projekte mit einzelnen Bestandteilen aufzählen.

5. Leistung und Sozialverhalten

In diesem Teil bewertest du dich hinsichtlich deiner Arbeitsmoral und Befähigung, deinem Fachwissen, deiner Arbeitsweise, deiner Arbeitsergebnisse und dem Verhalten gegenüber Vorgesetzten. Hier sollten allgemeinverständliche Aussagen mit den üblichen Bausteinen getroffen werden, die sich letztendlich in Schulnoten übersetzen lassen. So wird erkennbar, ob du deine Arbeit sehr gut, gut oder nur so einigermaßen erfüllt hast.

Formulierungsbausteine wie die folgenden Beispiele sind dafür üblich. Die Reihenfolge ist nicht zwingend vorgeschrieben und kann variieren. Zwei wichtige Punkte vorab:

a) Bitte beachte, dass es sich nur um Beispiele handelt. Wer im Internet nach Formulierungsbausteinen googelt, wird verschiedene Varianten finden – das Prinzip ist aber immer sehr ähnlich.

b) Bitte beachte, dass Formulierungen ab Note 4 problematisch in Bezug auf die Gewerbeordnung sein können. Zwar wirst du dich selbst kaum schlecht bewerten, aber allgemein im Hinblick auf Arbeitszeugnisse ist es gut zu wissen, dass Arbeitgeber hierbei im Streifall beweispflichtig werden können. Außerdem können die verklausulierte Textbausteine in solchen Fällen als verbotene Zeugniscodes gewertet werden, wenn aus dem Wortlaut die eigentlich negative Einschätzung nicht eindeutig erkennbar wird (verdeckte Abwertung).

Nun aber zu den Bewertungsfeldern.

Einsatzbereitschaft

Note 1: … stets eine sehr hohe Leistungsbereitschaft.

Note 2: … stets eine hohe Leistungsbereitschaft.

Note 3: … zeigte Einsatzbereitschaft.

Note 4: … zeigte auch Einsatzbereitschaft.

Note 5: (Angabe wird weggelassen.)

Weitere häufig genutzte Begriffe: Eigeninitiative, Einsatzfreude, Engagement, …

Befähigung

Hier geht es um allgemeine, fachunspezifische Eigenschaften wie Belastbarkeit, Flexibilität und Urteilsvermögen.

Note 1: … sehr hohe(s) Belastbarkeit / Flexibilität / Urteilsvermögen

Note 2: … hohe(s) Belastbarkeit / Flexibilität / Urteilsvermögen

Note 3: … bewies Belastbarkeit und Flexibilität

Note 4: … verfügte über ausreichende Kenntnisse.

Note 5: Zu den unabdingbaren Voraussetzungen für diese Funktion gehörten Eigenschaften wie Belastbarkeit, Flexibilität, …, …

Welche allgemeinen Eigenschaften genau aufgezählt werden, ist von dir und deiner Position abhängig. Man kann auch in einem zweiten Satz noch weitere Eigenschaften ergänzen („Besonders hervorzuheben sind …). Zur Hervorhebung geeignet sind – außer bei den oben bereits genannten – zum Beispiel Punkte wie Engagement, Organisationstalent, Auffassungsgabe, Verlässlichkeit, Kooperationsbereitschaft, Einfühlungsvermögen. Wofür hast du besonderes Lob bekommen? Was hat das Unternehmen / die jeweilige Abteilung besonders weitergebracht? Wofür schätzen dich Kollegen und Vorgesetzte besonders? Dein Zeugnis wird damit individueller, authentischer und glaubwürdiger. Diese Punkte können alternativ auch weiter unten (siehe Punkt „Arbeitserfolg“) genannt werden. Liste aber nicht zu viel auf, sondern nur die relevanten bzw. besonders ausgeprägten Punkte. Und lass vor allem Selbstverständliches wie Pünktlichkeit weg – du hast schließlich mehr zu bieten!

Fachwissen

Hier geht es um positionsspezifische Kenntnisse und deren Einsatzergebnisse.

Note 1: Aufgrund seines/ihres umfangreichen und besonders fundierten Fachwissens erzielte er/sie immer weit überdurchschnittliche Erfolge.

Note 2: Er/Sie wendete seine/ihre guten Fachkenntnisse laufend mit großem Erfolg im Arbeitsgebiet an.

Note 3: Er/Sie besitzt ein solides Fachwissen in seinem/ihrem Fachgebiet.

Note 4: … besitzt das erforderliche Fachwissen.

Note 5: Er/Sie zeigte bei der Beschäftigung mit den ihm/ihr übertragenen Aufgaben das notwendige Fachwissen, das er/sie wiederholt erfolgversprechend einsetzte.

Arbeitsweise

Note 1: … immer äußerst effizient, sorgfältig und selbstständig

Note 2: … immer effizient, sorgfältig und selbstständig

Note 3: … selbstständig, effizient und sorgfältig

Note 4: … mit Sorgfalt und Genauigkeit

Note 5: Die Aufgaben wurden im Allgemeinen mit Sorgfalt und Genauigkeit ausgeführt.

Weitere häufig genutzte Begriffe: zügig, zielorientiert, zuverlässig, zielsicher, gewissenhaft, Verantwortungsgefühl, …

Arbeitserfolg

Note 1: … lieferte stets sehr gute Arbeitsergebnisse und hat die Ziele, auch unter schwierigsten Umständen, stets erreicht und meist sogar übertroffen.

Note 2: … lieferte stets gute Arbeitsergebnisse und hat die Ziele, auch unter schwierigen Umständen, stets erreicht und oft sogar übertroffen.

Note 3: … lieferte gute Arbeitsergebnisse und hat die vereinbarten Ziele erreicht.

Note 4: … hat die Ziele in zufriedenstellendem Maße erreicht.

Note 5: … war stets bemüht, die vorgegebenen Ziele zu erreichen.

Hier können Erfolge branchen- und funktionsbedingt auch konkretisiert werden. Zum Beispiel „erreichte überdurchschnittliche Kundenzufriedenheit“. Optional kannst du hier auch einzelne erfolgreiche Projekte nennen.

Optional: Führungsleistung

Note 1: Er/Sie verfügt über sehr gute Führungseigenschaften und motivierte seine/ihre Mitarbeiter stets zu sehr hohen Leistungen. Aufgaben und Verantwortung delegierte er/sie zielgerichtet.

Note 2: Er/Sie überzeugte seine Mitarbeiter und förderte die Zusammenarbeit. Er/Sie informierte sein Team, regte Weiterbildung an, delegierte Aufgaben und Verantwortung und erreichte so ein hohes Abteilungsergebnis.

Note 3: Er/Sie führte ihre Mitarbeiter zielbewusst und konsequent zu voll befriedigenden Leistungen.

Note 4: Er/Sie setzte Mitarbeiter ihren Fähigkeiten entsprechend ordnungsgemäß ein und motivierte sie sachgemäß.

Note 5: Er/Sie war sich stets der besonderen Verantwortung bewusst, die sich aus einem Führungsauftrag ergibt. Er/Sie erwartete, dass die Mitarbeiter sich jederzeit voll einsetzten.

Leistungszusammenfassung

Note 1: … stets zu unserer vollsten Zufriedenheit

Note 2: … stets zu unserer vollen Zufriedenheit

Note 3: … zu unserer vollen Zufriedenheit

Note 4: … zu unserer Zufriedenheit

Note 5: … in der Regel zu unserer Zufriedenheit

Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten

Note 1: … jederzeit vorbildlich

Note 2: … jederzeit einwandfrei

Note 3: … einwandfrei

Note 4: … korrekt und ohne Beanstandung

Note 5: Es erübrigt sich zu betonen, dass sein/ihr Betragen gegenüber Vorgesetzten und Kollegen unbelastet war.

Weitere häufig gebrauchte Begriffe: Loyalität, Vertrauenswürdigkeit, …

6. Grund des Ausscheidens

Schreibe hier das Datum des Ausscheidens auf sowie den Grund deines Weggangs aus dem Unternehmen. Vielleicht kann es dich aus wirtschaftlichen / „betriebsbedingten“ oder unternehmenspolitischen Gründen nicht weiterbeschäftigen. Oder ein befristeter Vertrag läuft planmäßig aus („… beendet seine Tätigkeit in unserem Unternehmen mit Ablauf der vereinbarten Zeit“ / „… scheidet zum heutigen Tage nach Ablauf des befristeten Vertrages aus“). Oder natürlich, du „verlässt das Unternehmen auf eigenen Wunsch“. Beim klassischen „Rauswurf“ (von dem wir jetzt mal eher nicht ausgehen) kann der Grund im Zeugnis wegfallen und es reicht das Datum des Ausscheidens.

7. Ausdruck des Bedauerns und Dank für die Mitarbeit

Wichtig ist der Ausdruck des Bedauerns seitens des Unternehmens über deinen Weggang verbunden mit dem Dank für deine Leistungen. Damit wird deutlich, dass du dich mit deinem Arbeitgeber im Guten getrennt hast. Auch hierin steckt noch einmal eine Bewertung. Zum Beispiel:

Note 1: Wir bedauern sein/ihr Ausscheiden sehr und danken ihm/ihr für die stets sehr guten Leistungen.

Note 2: Wir bedauern sein/ihr Ausscheiden und danken ihm/ihr für die stets guten Leistungen.

Note 3: Wir bedauern sein/ihr Ausscheiden und danken ihm/ihr für die guten Leistungen.

Note 4: Wir bedanken uns für seine/ihre Mitarbeit.

Note 5: (Hier fällt der Punkt weg; es kommt kein Bedauern und Dank zum Ausdruck …)

8. Gute Wünsche für die Zukunft

Du hast es schon geahnt: In den Erfolgswünschen für die Zukunft kann sich die allerletzte Bewertung verstecken. Wir wünschen ihm/ihr auf dem weiteren Berufs- und Lebensweg …

Note 1: … alles Gute und weiterhin viel Erfolg.

Note 2: … alles Gute und weiterhin Erfolg.

Note 3: … alles Gute und Erfolg.

Note 4: Wir wünschen ihm/ihr für die Zukunft alles Gute.

Note 5: Wir wünschen ihm/ihr alles Gute, insbesondere auch Erfolg bei den weiteren Bemühungen.

9. Datum und Unterschrift

Setze abschließend das Datum und eine Zeile für die Unterschrift des Arbeitgebers darunter. Ergänze den Namen des Vorgesetzten oder Geschäftsführers mit seinem Titel.

Wie viel (Eigen)-Lob ist erlaubt?

Zugegeben: Es ist verführerisch, sich einfach überall mit Note 1 zu bewerten. Aber bedenke: Am Ende wird der Chef wahrscheinlich trotzdem noch das letzte Wort haben. Wenn du bei manchen Punkten schwankst, nimm ruhig erstmal die bessere Note. Im Zweifelsfall ist der Vorgesetzte dann gefordert, eine Abweichung nach unten zu begründen.

Bedenke aber: Eine Aneinanderreihung von Sehr-gut-Bausteinen wirkt nicht unbedingt authentisch. Wer sein Arbeitszeugnis selbst schreiben muss, sollte dabei eine professionelle Distanz wahren und sich fragen, wie die Formulierungen auf Dritte wirken. Und ebenso wichtig ist es, einen individuellen Bezug zu sich, seiner Arbeit und den besonderen Stärken herzustellen. Besonders geeignet sind dafür die Tätigkeitsbeschreibung, der Punkt „Befähigung“ und Erfolgsbeispiele bei „Arbeitserfolg“.

Wie lang darf ein Arbeitszeugnis sein?

Das hängt ein wenig von deiner Tätigkeitsdauer im jeweiligen Unternehmen und der damit verbundenen Länge bei der Aufzählung deiner verschiedenen Tätigkeiten ab. Im Normalfall sollte das Zeugnis auf eine Seite passen, bei langjähriger Zusammenarbeit kann es aber durchaus auch etwas länger werden. Drei Seiten bei einem dreimonatigen Praktikum wären aber wohl übertrieben und unglaubwürdig.

Tipps zum Schluss:

• Hilfe von der Personalabteilung:
  Vielleicht gibt es bei der Personalabteilung deines Arbeitgebers auch eine Art Vorlage, in der die Struktur bereits erkennbar ist und anhand derer du deine Inhalte erstellen kannst. Frag ruhig mal nach!
• Zeugnisgeneratoren …
  … wie zum Beispiel dieser können durchaus als Grundlage dienen, sofern sie sich möglichst individuell befüllen lassen. Hast du bereits Erfahrung mit solchen Tools gesammelt, wenn du dein Arbeitszeugnis selbst schreiben solltest? Dann schreibe gerne einen Kommentar dazu!
• Zeugnis gegenchecken lassen:
  Auch wer sich intensiv mit der Zeugnissprache und der Bedeutung einzelner Formulierungen auseinandergesetzt hat, kann unbedacht schnell eine missverständliche Passage formulieren. Denn wie bereits beschrieben: Außer den oben genannten allgemeinen Formulierungen sind natürlich noch weitere Varianten im Umlauf. Und auch branchenspezifisch kann es Unterschiede geben. Im Zweifelsfall ist es sinnvoll, sein Zeugnis von einem Experten checken zu lassen – von einem Personaler im Bekanntenkreis, einem seriösen Anbieter im Internet oder einem professionellen Karriereberater. Letztere kosten natürlich ein paar Euro, aber die sind oft gut investiert.

So, dann leg mal los – viel Erfolg!