„Klick, klick, fertig …“ – Tools und Apps für die Zusammenarbeit mit Kollegen

Vielleicht ist meine Aussage etwas kühn, aber ich behaupte, Covid-19 (aka Corona) wird die Art und Weise des Arbeitens nachhaltig verändern.

Vor allem in Deutschland ist es bislang so gewesen, dass Arbeit an Präsenz (also Anwesenheit, z.B. im Büro) gemessen wurde – andere Länder waren da schon deutlich weiter. Seitdem Millionen Arbeitnehmer von Ihren Firmen ins Home-Office geschickt wurden, gibt es auch in Deutschland den Gedanken: „Lässt sich die Arbeit nicht auch anders als bisher machen?“

Klar, das geht nicht in allen Branchen. Das Stück Butter kann ich schlecht digitalisieren. Aber der Design-Broschüre ist es herzlich egal, ob die Mediengestalterin am Rechner im Großraum-Büro oder am heimischen PC gearbeitet hat. Und sogar Aufgaben, die sonst im Team-Zimmer bearbeitet wurden, lassen sich von den Mitarbeitern aus dem Home-Office heraus erledigen, vieles davon sogar mit kostenlosen Tools.

Denn egal ob Dateitransfer, Kreativ-Konferenz oder kollaboratives Bearbeiten eines Tabellendokuments – es gibt (fast) nichts im Büroalltag, was sich nicht auch remote erledigen lässt.

Kreativ-Konferenz

Jitsi

Die einfachste Art und Weise, eine Video-Konferenz zu machen, ist meiner Meinung nach Jitsi. Warum? Du brauchst kein Konto und keine Installation auf deinem Desktop-Rechner. Vom PC aus loggst du dich einfach über deinen Browser ein; für iOS und Android gibt es eine App, aber notfalls kannst du dich auch dort über den Browser einloggen. Du kannst sogar den Zugang zur Konferenz mit einem Passwort absichern.

Neben Text-Chat lässt sich bei Jitsi auch der Bildschirm freigeben, sodass alle Teilnehmer einen Blick auf das Dokument, Foto oder was auch immer du zeigen willst, erhalten – egal, ob zwei oder 200 User.

Für sehr datenbewusste Unternehmen gibt es die Möglichkeit, binnen Minuten auf dem eigenen Server Jitsi einzurichten, sodass alle Kommunikation nur über den Firmenserver läuft.

Wer noch mehr wissen möchte: Mike Kuketz hat in seinem Blog einen lesenswerten Artikel über Jitsi geschrieben.

Skype

„Lass mal skypen“ – ohne Frage, Skype ist das Referenzprodukt in Sachen Videotelefonie. 2003 gestartet hat Skype schnell einen großen Benutzerkreis gefunden. Seit 2011 gehört Skype zu Microsoft und hat als „Skype for Business“ auch Einzug in die 2013er und 2016er Office-Pakete gefunden.

Der Grund dafür ist einfach, denn Skype ermöglicht nicht nur Video-Telefonie und Text-Chat, sondern auch Bildschirmfreigabe und Dateiübertragung. Sogar die Überweisung von Geldbeträgen per PayPal ist möglich.

Voraussetzung für die Nutzung von Skype ist aber die Erstellung eines Kontos und die Installation der Software (empfohlen: Windows 7 oder macOS 10.10; Linux nur 64 bit) bzw. der App (empfohlen: iOS 10 oder Android 6.0).

Skype steht jedoch seit Jahren in der Kritik seitens Datenschützern, von denen einige aufgrund von Sicherheitsbedenken die Nutzung von Skype nicht empfehlen.

Zoom

Zoom ist der neue Shooting-Star im Bereich Video-Konferenz. Kein Wunder, denn Zoom bietet gleich mehrere zusätzliche Tools, z.B. zur Bildschirmfreigabe, zur Aufzeichnung von Webinaren und zum Text-Chat. Mit Zoom sind Konferenzen mit bis zu 1000 (!) Teilnehmern möglich, was das Tool in der aktuellen Corona-Krise vor allem bei großen Unternehmen sehr populär macht.

Neben einer kostenpflichtigen Variante gibt es auch eine kostenlose Version, in der Gespräche von bis zu 40 Minuten Dauer möglich sind. Zoom wird entweder per App (iOS/Android) oder über die Software (Windows/macOS/Linux) gestartet; alternativ kannst du dich mit einer Erweiterung aber auch über deinen Browser (Firefox/Chrome/Chromium) einwählen. In beiden Fällen musst du ein Konto anlegen.

Allerdings sollte an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben, dass der Datenschutz und die Sicherheit von Zoom aktuell Gegenstand von Untersuchungen der New Yorker Staatsanwaltschaft sind – solange die Untersuchungen nicht endgültig abgeschlossen sind, solltet ihr im Team genau überlegen, ob ihr insbesondere streng vertrauliche Informationen per Zoom-Call teilen wollt.

Ein Mann am Schreibtisch sieht über den Laptop zwei Kollegen in der Videokonferenz.
„Hallo Kollegen!“ – Videokonferenzen sind zentrale Tools für die Teamarbeit.

Dateiversand

Firefox Send

„Schickst du mir mal kurz die Datei?“ Ja, klar! Was aber, wenn es nicht um ein 85 KB großes Worddokument, sondern eine 732 MB große Videodatei geht?

Dann ist Firefox Send eine gute Möglichkeit. Denn die Datei wird dann Ende-zu-Ende-verschlüsselt auf einen Server geladen und dem späteren Empfänger ein zeitlich befristeter Freigabe-Link gesandt. Du kannst die Datei mit einem Passwort schützen und automatisch vom Server löschen lassen, z.B. direkt nach dem Download oder nach einem bestimmten Zeitraum.

Dateien von bis zu einem Gigabyte Größe lassen sich so bequem teilen. Nutzer mit einem Firefox-Konto können sogar Dateien von bis zu 2,5 GB Größe senden.

WeTransfer

Vom Prinzip ähnlich funktioniert auch WeTransfer aus den Niederlanden, bei dem du nicht nur einzelne Dateien von bis zu 2 GB, sondern kostenlos sogar ganze Ordner teilen kannst. Für Passwort-Schutz und zeitgesteuerte Löschung vom Server werden aber eine Registrierung und eine Gebühr von 12 Euro pro Monat fällig. Dafür kannst du dann bis zu 20 GB an Dateien oder Ordnern übertragen und hast insgesamt 1 TB Speicherplatz zur Verfügung.

Terminvereinbarung

Doodle

Kennst du das? Deine Teamleiterin schickt per E-Mail einen Terminverschlag an alle – und schon landen Dutzende Mails mit „Okay“, „Freitags würd’s mir besser passen“ oder „Chiara muss ich aber Donnerstagnachmittag vom Sport abholen“ in deinem Ordner.

Deutlich einfacher, schneller und effektiv funktionieren Terminvereinbarungen mit Doodle. Auch Umfragen (z.B. „Welches Design gefällt euch besser: a, b, c, d, e oder f?“) lassen sich im Handumdrehen erstellen und an alle betreffenden Teammitglieder verschicken.

Auch bei diesem werbefinanzierten bzw. in der Premium-Variante Bezahl-Service gibt es Datenschützer, die Bedenken äußern und auf datensparsame Alternativen wie Dudle oder TERMINO verweisen.

Kollaborative Dokumentenbearbeitung

Office 365

Microsoft hat spätestens mit Office 365 den Sprung aus dem Büro ermöglicht, denn mit Office 365 lassen sich Dokumente auf allen Plattformen bearbeiten – per App für Smartphone und Tablet, per Software-Installation für PC und Mac und per Web-App im Browser sogar unter Linux.

Wird SharePoint genutzt, lassen sich ganze Dokumenten-Depots anlegen, auf die die Team-Mitglieder zugreifen können. Änderungen werden dabei dokumentiert und können notfalls rückgängig gemacht werden. Die Oberfläche der (Web-)Apps ist vertraut – alle Ribbons sind am richtigen Platz wie beim „Büro-Bruder“.

Je nach Version stehen bis zu 1 TB Speicherplatz pro Person zur Verfügung – ausreichend Platz also für neue Ideen.

Einziger Wermutstropfen – kostenlos gibt es das Ganze nicht, mindestens 10,50 Euro im Monat werden pro Nutzer fällig.

G Suite

Für knapp die Hälfte, also 5,20 Euro im Monat pro Nutzer, bietet Google seine G Suite fürs Unternehmensumfeld an. Enthalten sind die bekannten Produkte Gmail, Docs, Drive und Google Kalender. Mit der G Suite lassen sich auch Umfragen anlegen, Tabellen bearbeiten und Webseiten erstellen. Die Ergebnisse kann man dann in den Google Drive hochladen – bei unbegrenztem Speicherplatz.

Sehr praktisch ist die Funktion der Teamdateien: Mithilfe von geteilten Ablagen werden alle Dokumente des Teams einfach zu verwaltend in einem gemeinsam nutzbaren Speicherplatz aufbewahrt. Dateien, die der geteilten Ablage hinzugefügt werden, „gehören“ also dem ganzen Team, sodass alle Mitglieder immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Weil viele Nutzer auch privat mit den Google Tools arbeiten, ist die Einarbeitungszeit dementsprechend gering.

Team-Plattformen und Projektverwaltung

Gerade wenn es darum geht, mehrere Aufgaben innerhalb eines Projekts zu kommunizieren und zu koordinieren, sind Projektverwaltungs-Tools ein unerlässliches Werkzeug, um den Überblick zu behalten. Leider reicht der Platz hier nicht aus, näher darauf einzugehen, denn es gibt gleich eine Armada an digitalen Helferlein, angefangen bei Microsoft Teams über Slack und Asana bis hin zu Hive und Circuit. Eines der vielseitigsten Tools ist Trello, über das meine Kollegin Nicole einen sehr umfassenden Artikel geschrieben hat.

Du siehst, es gibt eine Menge Möglichkeiten, auch im Home-Office produktiv im Team zu arbeiten. Übrigens: Wie du währenddessen deine Kinder zu Hause beschäftigen kannst, verraten dir hier diese vielen Tipps.
Egal, wie lange du jetzt noch im Home-Office bist – ich wünsche dir viel Freude und Erfolg!

Welche Tools, Apps und Software nutzt du? Womit hast du gute Erfahrungen gemacht? Wir freuen uns auf dein Feedback!

Gerjet Kleine-Weischede

Gerjet Kleine-Weischede ist Jobcoach des IBB in Wittmund. Dort unterstützt er Umschüler und Teilnehmer von Weiterbildungen, erfolgreich in Arbeit zu kommen. Er ist immer auf der Suche nach ungewöhnlichen und frischen Bewerbungsideen; dafür ist er auch viel im Netz unterwegs, twittert (@chancenmacher) und bloggt unter www.chancenmacher.de.

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