Einkauf und Beschaffungsmanagement

In Unternehmen bezeichnet der Einkauf alle Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit der Beschaffung von Roh-, Hilfs-, und Betriebsstoffen stehen. Ab einer kritischen Größe benötigt jedes Unternehmen ein Beschaffungsmanagement, um den Einkauf für alle Abteilungen und Bereiche koordinieren zu können. Zum einen muss die Verfügbarkeit von Material für Produktion und Betrieb sichergestellt werden. Zum anderen können durch einen gut geplanten und effektiven Einkauf die Kosten der Beschaffung deutlich gesenkt werden.

Somit hat das Supply Chain Managemennt (Beschaffungsmanagement) großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Gerade im produzierenden Gewerbe sind Einkauf und Materialwirtschaft Schlüsselfunktionen für den Unternehmenserfolg. Dazu braucht es gutes Personal, den qualifizierten Einkäufer. Über eine fundierte Ausbildung und eine zeitgemäße Weiterbildung stehen dem Einkäufer zahlreiche Karrierechancen offen. Vom Teamleiter, Gruppenleiter, bis hin zum Verantwortlichen für einen Einkaufsbereich sind verschiedenste Positionen denkbar.

Einteilung in strategischen und operativen Einkauf

Der Bereich der Beschaffung bzw. des Einkaufs lässt sich in zwei große Bereiche unterteilen, den strategischen Einkauf und den operativen Einkauf. Beide Aspekte der Materialwirtschaft sind im Unternehmen in der Regel gleich wichtig.

Strategischer Einkauf

Beim strategischen Einkauf konzentriert sich alle Tätigkeit auf zukünftige Prozesse. Wichtigster Punkt ist die Sicherstellung der Verfügbarkeit aller benötigten Materialien. Dabei muss berücksichtigt werden, dass zum richtigen Zeitpunkt alle benötigten Materialien in ausreichender Menge und passender Qualität zur Verfügung stehen. Daraus ergeben sich zwei Aufgaben.

Die erste Aufgabe ist die Planung der Beschaffung: Wann wird welches Gut in welcher Menge und Qualität benötigt? Hier ist eine enge Zusammenarbeit mit der Fertigungsplanung notwendig. Ist die Planung abgeschlossen, wird als zweites nach passenden Lieferanten gesucht. Es wird geklärt, wer welche Materialien in welcher Menge und Qualität liefern kann, wie die Lieferung erfolgt und zu welchen Kosten die Güter beschafft werden können. Die Beschaffungskosten gehen über die Kalkulation in den Produktpreis ein. Damit dieser möglichst niedrig gehalten werden kann, gehören Preisverhandlungen mit Lieferanten und das Vereinbaren von Lieferzielen ebenfalls zu den Aufgaben eines strategischen Einkäufers.

Weitere wichtige Aspekte sind die Suche nach zusätzlichen oder neuen Anbietern und die Qualifizierung von bestehenden Lieferanten. Der strategische Bereich hat durch seine Aufgaben eine mittel- und langfristige Perspektive. Entscheidungen reichen meist weit in die Zukunft und sind daher oft nur schwer veränderbar. Durch Fehlplanungen können große Probleme für das Unternehmen entstehen.

Operativer Einkauf

Der operative Einkauf befasst sich mit dem Tagesgeschäft. Dabei handelt es sich meist um Routinetätigkeiten. Zu diesen Tätigkeiten gehören die kurzfristige Bedarfsermittlung, das Einholen von Angeboten, Auslösen von Bestellungen, Überwachung der Lieferungen, Reklamationen, Lieferantenbewertung.

Der operative Einkauf bewegt sich dabei immer in den Schranken, die durch den strategischen Einkauf vorgegeben wurden. Oft steht aufgrund der Vorgaben vom strategischen Einkauf zum Beispiel nur eine kleine Anzahl von Lieferanten zur Verfügung, aus denen ausgewählt werden kann. In anderen Fällen darf außerdem nur bei Anbietern mit einer bestimmten Zertifizierung eingekauft werden.

Entwicklung von Einkaufsstrategien

Mit den Einkaufsstrategien wird festgelegt, nach welchen Prinzipien oder Kriterien das Lieferantenmanagement gestaltet wird. Grundlegende Entscheidung einer Einkaufsstrategie ist, wie viele Lieferanten insgesamt als Zulieferer dienen sollen. Daraus ergibt sich dann eine Einzelquellenstrategie, eine Doppelquellenstrategie oder Mehrquellenstrategie.

Eine einzelne Einkaufsquelle hat den Vorteil, dass der Einkäufer bei einem großen Einkaufsvolumen gut über Rabatte verhandeln kann. Nachteilig ist die Abhängigkeit von einem Anbieter. Dieser Nachteil wird bei der Doppelquellenstrategie abgeschwächt, in dem ein weiterer Anbieter berücksichtigt wird. Eine starke Abhängigkeit bleibt aber auch in diesem Fall gegeben.

Bei der Mehrquellenstrategie zieht das Unternehmen viele Anbieter als Lieferanten in Betracht. Dies minimiert die Abhängigkeit und gibt die Möglichkeit günstige Marktpreise auszunutzen. Ferner kann auf Lieferengpässe flexibler reagiert werden. Allerdings erfordert diese Strategie einen großen Kommunikations- und Logistikaufwand. Informationen und Preise müssen von zahlreichen Anbietern eingeholt, verglichen und bewertet werden. Das Aufteilen auf mehrere Supplier (Lieferanten) erfordert zahlreiche Bestellungen mit anschließender Liefer- und Rechnungskontrolle. Ändern sich Produktanforderungen oder Liefertermine muss dies wiederum ebenfalls an alle Anbieter der Lieferkette kommuniziert werden.

Weitere Faktoren im Einkauf

Für die passende Einkaufsstrategie ist weiterhin wichtig, ob lokal oder global eingekauft wird: Beim sogenannten Global Sourcing (globaler Einkauf) werden alle Vorteile des Weltmarktes genutzt. Das Local Sourcing (lokaler Einkauf) hingegen setzt auf die Nähe zum Lieferanten, so dass eine Just-in-time-Logistik (zeit- und mengengenaue Lieferung um Lagerhaltung zu verringern) möglich ist.

Ein weiterer Faktor im Beschaffungsmanagement ist, ob nur Rohstoffe und einzelne Teile bezogen oder ganze Baugruppen eingekauft werden. Durch eine Modulbeschaffung können die Kompetenzen des Lieferanten besser genutzt werden. Gleichzeitig steigt allerdings die Abhängigkeit von anderen Unternehmen.

Oft ist ein Einkäufer außerdem bereits frühzeitig in zukünftige Produktentwicklungen involviert, damit es bei einer späteren Produktionsentscheidung nicht zu Engpässen kommt. Ist dies der Fall, wird von einer nach vorne gerichtete Beschaffung gesprochen.

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Erfolgreich einkaufen mit Weiterbildungen als Einkäufer

Erfolgreich einkaufen heißt, bei der Beschaffung den größten Nutzen für das Unternehmen zu erzielen. Die Aufgaben eines strategischen Einkäufers und eines operativen Einkäufers sind sowohl wichtig für das Unternehmen als auch vielfältig. Ein Einkäufer muss sich regelmäßig weiterbilden, um den Anforderungen der globalisierten und schnelllebigen Handelswelt gerecht zu werden. Arbeitskräfte in diesem Bereich werden immer gebraucht und die Verdienstmöglichkeiten sind gut. Weiterbildungen zum Thema „Einkauf“ können auch berufsbegleitend erfolgen.

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