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    Wie schreibt man ein Protokoll?

    Themenübersicht

       Gründe für das Schreiben eines Protokolls
       Aufgaben von Protokollführer/in (Protokollant)
       Protokollarten und ihre Unterschiede
       Diese Dinge brauchen Sie für das perfekte Protokoll
       Aufbau eines Protokolls – die wichtigsten Abschnitte
            Die Kopfzeile
            Der Mittelteil
            Der Schlussteil
        Tipps und Tricks für das Schreiben eines perfekten Protokolls
        Weiterbildungsangebote zum Thema „Wie schreibt man ein Protokoll?“ beim IBB

     

    Gründe für das Schreiben eines Protokolls

    Warum wird ein Protokoll geschrieben? Viele empfinden dies als Aufwand, der nicht nur zu viel Zeit kostet, sondern auch nur einen kleinen bis gar keinen Mehrwert bietet. Dennoch haben Protokolle durchaus ihre Daseinsberechtigung. Ein richtig geschriebenes und vollständiges Protokoll erfasst zunächst die Inhalte und zeitlichen Abläufe eines Termins. Es kann sowohl für eine Gruppe mit unbekannten Teilnehmenden oder für ein immer wiederkehrendes Meeting erstellt werden.

    Ein Protokoll erfüllt unterschiedliche Funktionen: Es liefert eine Zusammenfassung der Informationen bei sehr langen Gesprächen. Kolleginnen und Kollegen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, können auch in Abwesenheit von den dort besprochenen Themen erfahren. Dies kann besonders in international tätigen Unternehmen mit verschiedenen Standorten hilfreich sein, damit diese anderen Standorte ebenfalls im Bilde bleiben. Die Protokollsprache ist dann häufig Englisch. Weiterhin liefert ein Protokoll auch Verbindlichkeiten, da jeder genau weiß, was erwartet wird und bis wann das Arbeitsergebnis vorliegen soll. Zu bedenken ist, dass ein Protokoll immer nur so gut ist, wie es im Nachhinein auch genutzt wird. Dazu sollten Protokolle von jedem ernst genommen werden und Beachtung finden. Das Schreiben von Protokollen oder einer Mitschrift selbst, kann jedoch auch demotivierend für den Protokollanten  / die Protokollantin sein.

    Aufgaben von Protokollführer/in (Protokollant)

    Die jeweilige Kollegin oder der jeweilige Kollege, der das Protokoll führt, sollte keine anderen Aufgaben der Moderation übernehmen. Das Schreiben eines guten Protokolls erfordert ein Höchstmaß an Konzentration und Aufnahmefähigkeit. Zudem gehört es zu den primären Aufgaben der/s Schreibenden, Unwichtiges von Wichtigem zu trennen. Es kommen immer nur die zentralen Punkte in das Protokoll. Bei besonders komplexen Themen ist es zudem sinnvoll, den bisherigen Verlauf des Themas ebenfalls kurz im Protokoll zu vermerken. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass auch neue Kolleginnen und Kollegen sich schnell in ein komplexes Thema einarbeiten können.

    Protokollarten und ihre Unterschiede

    Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten eines Protokolls unterschieden. Ein Ergebnisprotokoll konzentriert sich auf die tatsächlichen Beschlüsse und Vereinbarungen, die getroffen wurden. Beispielsweise werden die Aufgaben und die Zuordnung der Aufgaben festgehalten, die Mitarbeitende übernehmen. Ergebnisprotokolle sind somit deutlich kürzer und prägnanter als die zweite Protokollart des Verlaufsprotokolls.

    Das Verlaufsprotokoll beinhaltet neben den tatsächlichen Ergebnissen und Aufgaben auch die unterschiedlichen Diskussionen, die es während der Besprechung gegeben hat. Dazu zählen auch die mit dem Thema verbundenen Thesen, Argumente und Gegenargumente. Auf diese Weise wird aus dem späteren Protokoll ebenfalls ersichtlich, wie eine Entscheidung zu Stande gekommen ist.

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    Diese Dinge brauchen Sie für das perfekte Protokoll

    Um das perfekte Protokoll schreiben zu können, benötigen Sie neben den gängigen Arbeitsutensilien wie Notebook, respektive Papier und Stift vor allem Sachkenntnis über die Themen, die besprochen werden. Ohne diese Sachkenntnis ist es nur bedingt möglich, die zentralen Themen zu identifizieren und Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Zudem benötigen Sie Kenntnisse über das jeweils vorgesehene Layout des Protokolls.

    Um die Übersicht und die Informationsaufnahme so angenehm wie möglich zu gestalten, sollten Protokolle immer im gleichen Layout verfasst sein. So weiß jeder Lesende, was im Protokoll an welcher Stelle steht. Abschließend sollten Sie wissen, wie die Namen der Teilnehmenden sind, um die besprochenen Themen und Ergebnisse im Protokoll richtig zuzuordnen.

    Aufbau eines Protokolls – die wichtigsten Abschnitte

    Ähnlich einer Bewerbung oder einem Lebenslauf folgt ein Protokoll immer einem logischen und meistens sehr ähnlichen Aufbau. Dieser garantiert, dass alle wichtigen und zentralen Informationen vorhanden und leicht zu finden sind. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Inhalte eines Protokolls vor.

    Die Kopfzeile

    Oben auf dem Protokoll befindet sich als erstes das Datum des protokollierten Ereignisses. Es folgen der Ort der Besprechung sowie der Name der Protokollantin / des Protokollanten. Dies ermöglicht es Teilnehmenden, Rückfragen direkt zu stellen und Irritationen schnell aufzuklären. Ebenfalls in der Kopfzeile befinden sich das Thema des Meetings und die Teilnehmenden. Es ist bei einer Teilnahme von unbekannten Personen darauf zu achten, dass neben dem Namen der Teilnehmenden auch ihre berufliche Funktion mit aufgeführt wird. Dies erleichtert die Orientierung im Protokoll. Es ist empfehlenswert, diesen Teil, wenn möglich, schon vor Beginn des Meetings zu verfassen.

    Der Mittelteil

    In diesem Teil werden die einzelnen Punkte des Gesprächs aufgenommen. Dabei erhält jeder Punkt eine eigene Überschrift und die jeweiligen Verantwortlichen für dieses Thema. Bei einem Verlaufsprotokoll werden hier ebenfalls die Eckpunkte der Diskussion sowie die jeweiligen Argumente und Gegenargumente vermerkt. Ebenfalls werden Arbeitsaufträge dokumentiert und die Zeit der erwarteten Erledigung der besprochenen Arbeitsaufträge.

    Der Schlussteil

    In diesem Teil wird das weitere Vorgehen nach dem Meeting festgehalten. Dies beinhaltet neben der Terminierung des Folgegesprächs auch weitere Informationen wie beispielsweise Dinge die noch beschafft oder an anderer Stelle bearbeitet werden müssen.

    Tipps und Tricks für das Schreiben eines perfekten Protokolls

    Für die perfekte Protokollführung sind neben der  praktischen Erfahrung ein paar weitere Dinge wichtig: Zunächst ist es bedeutend, dass beim Schreiben des Protokolls Fragen gestellt werden, wenn Unklarheiten auftreten. Die Protokollführenden müssen das Thema verstehen, um dieses korrekt zu dokumentieren. Dies ist unabhängig davon, ob es sich um ein Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll handelt.

    Weiterhin ist es von Vorteil, wenn Sie, wann immer möglich, Abkürzungen nutzen. Dies spart wichtige Zeit und hilft Ihnen dem Gespräch besser folgen zu können. Je besser Sie folgen können, desto besser wird Ihr Protokoll am Ende sein.

    Damit Sie das Protokoll nachträglich anpassen können, lassen Sie genug Platz auf der Seite. So können Sie ein bereits besprochenes Thema weiter ergänzen falls es notwendig ist. Beim Protokollieren gilt es nicht zu übertreiben. Notieren Sie nur die wichtigen Punkte und bleiben Sie objektiv und sachlich – Emotionen gehören nicht in ein Protokoll.

    Abschließend ist es zielführend sich ein kurzes Feedback von den Teilnehmenden einzuholen. Lesen Sie die mitgeschriebenen Ergebnisse kurz vor und lassen Sie sich bestätigen, dass alle einverstanden sind.

    Weiterbildungsangebote zum Thema „Wie schreibt man ein Protokoll?“ beim IBB

    Der effektivste Weg, um das Schreiben eines perfekten Protokolls zu erlernen, sind die entsprechenden Weiterbildungen zu diesem Thema. In der Weiterbildung erlernen Sie das Protokollieren an praktischen Beispielen und mit unterschiedlichen Übungen. Auf diese Weise reduzieren Sie Ihren zukünftigen Arbeitsaufwand beim Protokollieren und erhalten gleichzeitig sehr gute Ergebnisse. Nachfolgend haben wir Ihnen deshalb einige Weiterbildungen beim IBB aufgelistet, die Sie bei diesem Thema weiterbringen werden:

    Weiterbildung Kaufmännischer Schriftverkehr

    Geschäftlicher Schriftverkehr im Berufsalltag repräsentiert das Unternehmen häufig nach außen. Sprache, Form und Inhalt müssen daher rechtlichen, ästhetischen und formalen Ansprüchen genügen. Auch unternehmensinterner Schriftverkehr will gekonnt und ökonomisch formuliert und gehandhabt sein. Dieses Modul vermittelt Ihnen grundlegende Fertigkeiten und Kenntnisse zur Erstellung von kaufmännischen Schriftstücken und dem Umgang damit.

    Weiterbildung Büroverwaltung und Kommunikation

    Das moderne Büro ist ein Informations- und Kommunikationsnetzwerk:  Hier werden Informations- und Datenflüsse koordiniert, Informationen bereitgestellt, selektiert und archiviert. Auch die Planung, Organisation und Dokumentation von Abläufen gehört dazu. Dabei sind echte 'Büroräume' in Zeiten der Digitalisierung für diese Tätigkeiten heute oft gar nicht mehr erforderlich und sogar manchmal im klassischen Sinne gar nicht mehr vorhanden. Vielmehr ist die hier zentrale Person selbst 'das Büro' bzw. trägt es durch moderne Hilfsmittel wie Smartphone und/oder Laptop vielleicht sogar mit sich.

    Weiterbildung Büromanagement - Assistenz & Sekretariat

    Zu den vielfältigen organisatorischen und verwaltenden Aufgaben von Mitarbeitern im Büro- und Sekretariatsbereich gehören zum Beispiel die Überwachung des internen und externen Schriftverkehrs sowie die Terminkoordination. Sie bereiten außerdem Präsentationen vor, betreuen Kunden oder assistieren der Führungsebene.

    Kommunikationsfähigkeiten- und techniken, gut strukturierte Arbeitsabläufe ebenso wie Teamwork sind unabdingbar für erfolgreiches Agieren im Berufsalltag. Die speziellen Fertigkeiten und Kenntnisse werden in dieser Weiterbildung praxisnah und handlungsorientiert vermittelt. Die Weiterbildung endet mit einem trägerinternen Zertifikat.