Wie schreibt man ein Protokoll?

Ein Protokoll erfüllt unterschiedliche Funktionen: Es liefert eine Zusammenfassung der Informationen bei sehr langen Gesprächen. Kolleginnen und Kollegen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, können auch in Abwesenheit von den dort besprochenen Themen erfahren. Dies kann besonders in international tätigen Unternehmen mit verschiedenen Standorten hilfreich sein, damit diese anderen Standorte ebenfalls im Bilde bleiben. Die Protokollsprache ist dann häufig Englisch. Weiterhin liefert ein Protokoll auch Verbindlichkeiten, da jeder genau weiß, was erwartet wird und bis wann das Arbeitsergebnis vorliegen soll. Zu bedenken ist, dass ein Protokoll immer nur so gut ist, wie es im Nachhinein auch genutzt wird. Dazu sollten Protokolle von jedem ernst genommen werden und Beachtung finden. Das Schreiben von Protokollen oder einer Mitschrift selbst, kann jedoch auch demotivierend für den Protokollanten  / die Protokollantin sein.

Das Verlaufsprotokoll beinhaltet neben den tatsächlichen Ergebnissen und Aufgaben auch die unterschiedlichen Diskussionen, die es während der Besprechung gegeben hat. Dazu zählen auch die mit dem Thema verbundenen Thesen, Argumente und Gegenargumente. Auf diese Weise wird aus dem späteren Protokoll ebenfalls ersichtlich, wie eine Entscheidung zu Stande gekommen ist.

Um die Übersicht und die Informationsaufnahme so angenehm wie möglich zu gestalten, sollten Protokolle immer im gleichen Layout verfasst sein. So weiß jeder Lesende, was im Protokoll an welcher Stelle steht. Abschließend sollten Sie wissen, wie die Namen der Teilnehmenden sind, um die besprochenen Themen und Ergebnisse im Protokoll richtig zuzuordnen.

Oben auf dem Protokoll befindet sich als erstes das Datum des protokollierten Ereignisses. Es folgen der Ort der Besprechung sowie der Name der Protokollantin / des Protokollanten. Dies ermöglicht es Teilnehmenden, Rückfragen direkt zu stellen und Irritationen schnell aufzuklären. Ebenfalls in der Kopfzeile befinden sich das Thema des Meetings und die Teilnehmenden. Es ist bei einer Teilnahme von unbekannten Personen darauf zu achten, dass neben dem Namen der Teilnehmenden auch ihre berufliche Funktion mit aufgeführt wird. Dies erleichtert die Orientierung im Protokoll. Es ist empfehlenswert, diesen Teil, wenn möglich, schon vor Beginn des Meetings zu verfassen.

In diesem Teil werden die einzelnen Punkte des Gesprächs aufgenommen. Dabei erhält jeder Punkt eine eigene Überschrift und die jeweiligen Verantwortlichen für dieses Thema. Bei einem Verlaufsprotokoll werden hier ebenfalls die Eckpunkte der Diskussion sowie die jeweiligen Argumente und Gegenargumente vermerkt. Ebenfalls werden Arbeitsaufträge dokumentiert und die Zeit der erwarteten Erledigung der besprochenen Arbeitsaufträge.

In diesem Teil wird das weitere Vorgehen nach dem Meeting festgehalten. Dies beinhaltet neben der Terminierung des Folgegesprächs auch weitere Informationen wie beispielsweise Dinge die noch beschafft oder an anderer Stelle bearbeitet werden müssen.

Weiterhin ist es von Vorteil, wenn Sie, wann immer möglich, Abkürzungen nutzen. Dies spart wichtige Zeit und hilft Ihnen dem Gespräch besser folgen zu können. Je besser Sie folgen können, desto besser wird Ihr Protokoll am Ende sein.

Damit Sie das Protokoll nachträglich anpassen können, lassen Sie genug Platz auf der Seite. So können Sie ein bereits besprochenes Thema weiter ergänzen falls es notwendig ist. Beim Protokollieren gilt es nicht zu übertreiben. Notieren Sie nur die wichtigen Punkte und bleiben Sie objektiv und sachlich – Emotionen gehören nicht in ein Protokoll.

Abschließend ist es zielführend sich ein kurzes Feedback von den Teilnehmenden einzuholen. Lesen Sie die mitgeschriebenen Ergebnisse kurz vor und lassen Sie sich bestätigen, dass alle einverstanden sind.

Der effektivste Weg, um das Schreiben eines perfekten Protokolls zu erlernen, sind die entsprechenden Weiterbildungen zu diesem Thema. In der Weiterbildung erlernen Sie das Protokollieren an praktischen Beispielen und mit unterschiedlichen Übungen. Auf diese Weise reduzieren Sie Ihren zukünftigen Arbeitsaufwand beim Protokollieren und erhalten gleichzeitig sehr gute Ergebnisse. Nachfolgend haben wir Ihnen deshalb einige Weiterbildungen beim IBB aufgelistet, die Sie bei diesem Thema weiterbringen werden: