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    Reisekosten

    Was sind Reisekosten?

    Reisekosten sind Kosten, die bei auswärtigen Terminen im Beruf oder während einer Ausbildung oder Weiterbildung anfallen. In jedem Unternehmen sind diese ein Teil der Buchhaltung und werden nach bestimmten Regeln abgerechnet.

    Die Reisekosten gliedern sich in verschiedene Posten, die bei einer Dienstreise anfallen. Das sind zum einen Fahrtkosten, aber auch Ausgaben für die Verpflegung vor Ort sowie Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

    Weiterbildungen – wie sie unter anderem in der Ausbildung oder im Beruf vorgesehen sind – gelten ebenfalls als Dienstreisen. Auch für den Fall eines periodischen Wechsels zwischen Ausbildungs- und Arbeitsstätte können Reisekosten geltend gemacht werden. Für jede dieser Kostenpositionen gibt es gesetzliche Regelungen zur Abrechnung.

    Reisekosten abrechnen

    Die bei Fort- und Weiterbildungen anfallenden Reisekosten können Sie nun steuerlich absetzen. Das Verkehrsmittel ist dabei frei wählbar – so sind auch Taxifahrten und Fährüberfahrten möglich.

    Bei Fahrten mit dem eigenen Auto kann eine Kilometerpauschale von derzeit 30 Cent pro Kilometer abgesetzt werden. Bei allen öffentlichen Verkehrsmitteln müssen die Fahr- oder Bordkarten aufgehoben und beim Arbeitgeber zusammen mit dem entsprechenden Formular eingereicht werden. Wird ein Dienstwagen genutzt, sind die anfallenden Kosten bereits in den Betriebsausgaben enthalten.

    Entstehen zusätzliche Ausgaben im Restaurant, können die tatsächlich entstandenen Kosten durch Rechnungen etc. zusammen mit der Reisekostenabrechnung abgerechnet werden. Im Fall von Übernachtungskosten steht einem die Wahl der Unterkunft wie Hotel oder Pension ebenfalls frei. Wichtig ist es wiederum, alle anfallenden Belege zu sammeln und zusammen mit der Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber einzureichen. Die Nutzung von Pauschalen ist bei Übernachtungskosten genauso eingeplant.

    Formular oder Online-Reisekostenrechner

    Um Reisekosten abzurechnen, wird das vom Unternehmen dafür vorgesehene Formular genutzt, welches dann ausgefüllt und eingereicht werden muss. Ein nützliches Hilfsmittel kann dabei ein Reisekostenabrechner sein. Beispielsweise in Form einer Online-Software. 

    Bestandteile der Spesenabrechnung

    Spesenabrechnungen sind in Form einer Tagespauschale oder nach den tatsächlich entstandenen Kosten möglich. Sollen die tatsächlich entstandenen Kosten geltend gemacht werden, müssen alle offiziellen Belege und Quittungen vorgelegt werden.

    Bei einem Verpflegungsmehraufwand ist darauf zu achten, in welches Land die Dienstreise erfolgt. Die Spesenabrechnungs-Pauschale ist in diesem Fall abhängig von der Aufenthaltsdauer und dem Zielland. Die Reisekostenpauschale für das Ausland kann in einer Ländertabelle für das jeweilige Land, in welches die Dienstreise erfolgt, eingesehen werden.

    Ab einer Abwesenheit von 8 Stunden kann eine Pauschale geltend gemacht werden; diese erhöht sich dann ab einer Aufenthaltsdauer von 24 Stunden. In Deutschland beträgt die Höhe für den Verpflegungsmehraufwand 12 Euro, für das Ausland sind deutlich höhere Beträge vorgesehen. Einige Kosten-Posten fallen unter den Terminus „Sonstige Reisekosten“.

    Dazu zählen etwa Park- und Mautgebühren, Telefonkosten oder Kosten für die Gepäckaufbewahrung. Zur Spesenabrechnung gibt es zusätzlich verschiedene Hinweise durch das Unternehmen oder auch im Internet.

    Abschließende Hinweise zur Reisekosten-Reform

    Seit dem Jahr 2014 gelten für die Abrechnung von Reisekosten neue Regeln. Darunter fällt auch die Reisekostenpauschale für Reisen ins Ausland. Dies betrifft im Kern Änderungen bei den Übernachtungskosten und den Verpflegungspauschalen. Zudem gibt es anstelle einer „regelmäßigen Arbeitsstätte“ neuerdings den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“. Die erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung und einem Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet. Diese Zuordnung erfolgt durch den Arbeitgeber.

    Bei den Verpflegungspauschalen wird die bisher dreistufige Staffelung durch eine zweistufige ersetzt. Die neuen Regelungen sowie die Erhöhung der Pauschalen gelten auch für Reisen ins Ausland. Wird eine unentgeltliche Mahlzeit im Ausland zur Verfügung gestellt, können die Pauschalen jedoch gekürzt werden.

    Mit der neuen Regelung können Unterkunftskosten an der gleichen Tätigkeitsstätte im Ausland nur noch bis zu 48 Monate lang ohne Einschränkungen in Höhe der tatsächlichen Kosten abgezogen werden.

    Zur Ermittlung der steuerfreien Leistungen für Reisekosten können die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden. Außerdem können mehrere Reisen zusammengefasst abgerechnet werden. Steuerfreie Verpflegungspauschalen sind nach wie vor auf die ersten drei Monate an Ihrer Tätigkeitsstätte beschränkt.

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    Weiterbildungen zum Thema Reisekosten beim IBB

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    Kaufmann - Kauffrau für Büromanagement - Umschulung (IHK)


    Kaufleute im Büromanagement übernehmen vielfältige organisatorische und verwaltende Aufgaben. Sie überwachen den internen und externen Schriftverkehr sowie Termine, bereiten Präsentationen vor, betreuen Kunden oder wirken bei der Auftragsabwicklung mit. Hierbei müssen rechtliche Vorgaben und der Datenschutz beachtet sowie qualitätssichernde Maßnahmen ergriffen werden. 

    Kaufmann - Kauffrau für Büromanagement - Umschulung (IHK) inkl. Cambridge Sprachzertifikat


    Kaufleute im Büromanagement übernehmen vielfältige organisatorische und verwaltende Aufgaben. Sie überwachen den internen und externen Schriftverkehr sowie Termine, bereiten Präsentationen vor, betreuen Kunden oder wirken bei der Auftragsabwicklung mit.  Im Vergleich zur Umschulung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement, besteht in dieser Maßnahme die Möglichkeit ein Cambridge Sprachzertifikat zu erhalten.

    Kaufmann - Kauffrau für Büromanagement - Umschulung (IHK) inkl. SAP® Zertifikat


    Kaufleute im Büromanagement übernehmen vielfältige organisatorische und verwaltende Aufgaben. Sie überwachen den internen und externen Schriftverkehr sowie Termine, bereiten Präsentationen vor, betreuen Kunden oder wirken bei der Auftragsabwicklung mit. Hierbei müssen rechtliche Vorgaben und der Datenschutz beachtet sowie qualitätssichernde Maßnahmen ergriffen werden. Im Vergleich zur Umschulung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement, besteht in dieser Maßnahme die Möglichkeit ein SAP-Zertifikat zu erhalten.